Die wichtigsten Schritte im Forderungsmanagement

2 weeks ago
Forderungen

Gastbeitrag: Helena Loos, Operations Manager bei Bilendo GmbH

Im Forderungsmanagement geht es um die Vermeidung von Zahlungsausfällen und die langfristige Sicherstellung der Unternehmensliquidität. Klassischerweise gehört das Forderungsmanagement sowie das Informationsmanagement zur Debitorenbuchhaltung.

In einem Unternehmen entstehen immer dann Forderungen, wenn der Umsatz aus Lieferung oder Leistung nicht direkt vom Debitor bezahlt wird, sondern ein Zahlungsziel mit dem Kunden vereinbart wurde. In diesem Fall wird der Geschäftsvorfall mit der Rechnungsstellung abgewickelt und das Unternehmen somit unfreiwillig zum Kreditgeber mit Null-Zinssatz. Deshalb wird das  Forderungsmanagement häufig auch als Kredit- oder Schuldnermanagement beschrieben.

Von A wie Auftrag bis Z wie Zahlung

Das Forderungsmanagement beginnt schon, bevor der erste Abschluss zwischen Unternehmen und Kunde stattgefunden hat. Neben dem Entgegenwirken von Zahlungsausfällen gehört das Scoring und die Bonitätsprüfung von Neu- und Bestandskunden zu den täglichen Aufgaben der Mitarbeiter im Forderungsmanagement.

Trotz guter Überprüfung und positiven Scoring- und Bonitätswerten kann es dazu kommen, dass der Debitor im Rahmen des genehmigten Zahlungsziels die Rechnung nicht begleicht. Im Moment der Fälligkeit einer Rechnung ist ein gut organisiertes Forderungsmanagement gefragt, damit die Zahlung doch noch auf dem Geschäftskonto eingeht. Der Prozess beginnt im kaufmännischen Mahnwesen und endet schlimmstenfalls in der Überwachung eines rechtswirksamen Titels durch ein Inkasso-Unternehmen oder einen Rechtsanwalt.

Schritte im Forderungsmanagement

Dem Zahlungsausfall kann entgegengewirkt werden, wenn man als Unternehmen im Forderungsmanagement ein paar Dinge beachtet und den notwendigen Schritten stringent nachkommt. Und zwar ohne Ausnahme!

1. Bonitätsprüfung und Scoring
Jeder neue bzw. potentielle Kunde, aber auch alle Bestandskunden, sollten regelmäßig auf ihre Bonität und Scoring-Werte überprüft werden. Es lohnt sich von Beginn an potentielle Kunden vor Geschäftsabschluss zu überprüfen, damit es gar nicht erst zum Zahlungsausfall kommt. Von Zeit zu Zeit sollte ebenso die Bonität von Bestandskunden, insbesondere vor neuen Großaufträgen, neu abgefragt werden. Hier gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Wirtschaftsauskunfteien wie die SCHUFA oder die Creditreform verfügen über bonitätsrelevante Informationen und Daten für eine valide Prüfung des Schuldners.

2. Vertrag & Rechnungsstellung
Achten Sie darauf, dass der geschlossene Vertrag rechtssicher ist und die wichtigsten Punkte vereinbart wurden. Für ein effektives Forderungsmanagement sollte Folgendes im Vertrag geklärt sein:

  • Zahlungskonditionen
  • Aktuelle Stammdaten des Kunden

Achten Sie darauf, dass die gestellten Rechnungen prüffähig sind und die Pflichtangaben gemäß §14 Umsatzsteuergesetz beinhalten.

3. Überwachung der Fälligkeiten
Die Fälligkeiten der Rechnungen sollten ordentlich dokumentiert und einsehbar sein. Ein erfolgreiches Forderungsmanagement fängt damit an, dass die tagesaktuellen Posten der offenen Forderungen bekannt sind und fällige Rechnungen nicht einfach unter den Tisch fallen. Hier müssen alle Fälligkeiten und Termine bekannt sein, damit im Fall des Verzugs unverzüglich gehandelt werden kann.

4. Kaufmännisches Mahnwesen
Mit Eintritt des Verzugs des Schuldners ist das kaufmännische Mahnwesen gefragt. Häufig wird dieses unregelmäßig statt regelmäßig und stringent im Unternehmen durchgeführt. Um die Unternehmensliquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden, bedarf es allerdings genau dieser Regelmäßigkeit und Stringenz. Der Mahnprozess ist besonders zielführend, wenn dieser forderungsbasiert vollzogen und innerhalb eines Monats durchgeführt wird. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, ob und wie viele Mahnungen an den Schuldner geschickt werden müssen, aber in der Praxis hat sich ein Dreiergespann behauptet. Nummerieren Sie Ihre Mahnungen nicht durch, damit der Eindruck vermieden wird, dass es nach der 1. Mahnung noch eine 2. oder 3. Mahnung geben wird. Sie können die Mahnungen wie folgt benennen:

  • Zahlungserinnerung
    Weisen Sie Ihren Kunden nett, aber mit Nachdruck darauf hin, dass Sie bis dato keinen Zahlungseingang verbuchen konnten. In den meisten Fällen hat Ihr Kunde nur vergessen, dass die Rechnung bezahlt werden muss. Hier lohnt es sich im Interesse der Kundenbeziehunge eine freundliche Zahlungserinnerung zu verschicken.
  • Mahnung
    Die erste Mahnung sollte unmissverständlich aufzeigen, dass Sie auf Ihr Geld bestehen. Sie können darauf hinweisen, dass Sie Mahngebühren und die gesetzlichen Verzugszinsen veranschlagen, wenn die Rechnung nicht innerhalb der nächsten Tage beglichen wird.
  • Letzte Mahnung
    Bei der letzten Mahnung ist davon auszugehen, dass sich Ihr Kunde entweder in echten Liquiditätsproblem befindet oder Sie als Kreditgeber nutzt. In beiden Fällen sollten Sie rasch handeln: Setzen Sie eine letzte Frist und drohen Sie, dass die offene Rechnung bei Ausbleiben der Zahlung an Ihr Inkasso-Unternehmen beziehungsweise ihren Rechtsanwalt übergeben wird.

6. Übergabe von Härtefällen an ein Inkasso-Unternehmen oder einen Rechtsanwalt
Das Kreditmanagement hört nach dem kaufmännischen Mahnprozess nicht auf, sondern kann mit Hilfe von Inkasso-Unternehmen und/oder Rechtsanwälten im außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnprozess weitergeführt werden. Häufig stellt sich die Frage, wann man zum Inkasso-Unternehmen und wann zum Anwalt geht, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Beides ist möglich – allerdings nur solange die Forderung nicht durch den Schuldner bestritten wurde. Im Falle einer bestrittenen Forderung müssen Sie als Gläubiger den Klageweg mit dem Rechtsanwalt bestreiten, wenn noch ein rechtskräftiger Vollstreckungsbescheid errungen werden soll. In der Regel wird die offene Rechnung zunächst an ein Inkasso-Unternehmen übergeben. Je nach Ausgang wird im Anschluss der Rechtsanwalt hinzugezogen.

7. Außergerichtliches und gerichtliches Mahnverfahren durch das IKU
Achten Sie bei der Auswahl des Inkasso-Partners darauf, dass dieser Mitglied des BDIU e.V. (Bundesverband Deutscher Inkasso Unternehmen) ist. Hiermit stellen Sie sicher, dass das Inkasso-Unternehmen entsprechend den vorgegebenen Richtlinien arbeitet und einerseits von der Registrierungsbehörde und andererseits durch die Datenschutzbehörde kontrolliert wird. Im Kern kann der Forderungsprozess in drei Aufgaben aufgeteilt werden:

  • Außergerichtliches Inkassoverfahren
  • Gerichtliches Mahnverfahren
  • Titelüberwachung

8. Klageweg mit dem Rechtsanwalt
Auf einen Anwalt sind Sie immer dann angewiesen, wenn es sich um eine bestrittene Forderung handelt. Dies ist immer dann der Fall, wenn bereits im kaufmännischen Mahnprozess Einspruch gegen die Forderung oder Widerspruch bzw. Einspruch beim Antrag auf einen Mahnbescheid bzw. den Vollstreckungsbescheid eingelegt wurde. Ab diesem Moment kann die Forderung nur noch durch den Klageweg eingefordert werden. Ihr Rechtsanwalt muss diese Klage begründen – je besser und ausführlicher Ihre Dokumentation hinsichtlich Vertrags- und Rechnungsunterlagen, Liefernachweise sowie Austausch während des kaufmännischen Mahnprozesses ist, desto leichter fällt die Begründung der Klage.

Unabhängig ob der Vollstreckungsbescheid im Rahmen des gerichtlichen Inkassoverfahrens oder auf dem Klageweg erwirkt wurde, kann mit diesem der Gerichtsvollzieher für die Vollstreckung beauftragt werden.

Fazit

Forderungs-, Kredit- bzw. Schuldnermanagement ist mehr als das Mahnen von Rechnungen. Mit einem erfolgreichen Forderungsmanagement haben Sie ein Bollwerk gegen Zahlungsausfälle und Liquiditätsengpässe im Unternehmen implementiert. Gleichzeitig schaffen Sie alle notwendigen Rahmenbedingungen, damit Sie im Fall eines Rechtsstreits um eine erbrachte Leistung oder Lieferung nicht doch noch baden gehen.

Über die Autorin:

Helena Loos, Bilendo

Helena Loos ist Operations Manager bei der Bilendo GmbH, dem ersten B2B-SaaS Anbieter zur Optimierung der Liquidität von Unternehmen und Automatisierung des Forderungsmanagements. Mit der Implementierung von Bilendo verfügen Unternehmen über eine ganzheitliche Finance Automation Platform und stärken langfristig die Finanzstruktur.

 

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