Home / Nutzungsbedingungen / Produktbeschreibung Sage One Lohn & Gehalt

Produktbeschreibung

Sage One Lohn & Gehalt

Allgemeines

Sage One Lohn & Gehalt ist eine Anwendungssoftware, die die Lohnabrechnung für Unternehmen und private Haushalte ermöglicht. Durch den einfachen Aufbau, die leichte Bedienung und die automatisierten Prozesse kann der Anwender eine professionelle Lohnabrechnung ohne Schulungen oder spezielle Vorkenntnisse selbst erstellen. Die Software ist eine Online-Software-as-a-Service-Anwendung und muss nicht auf dem Endgerät installiert werden. Ebenso müssen keine Updates eingespielt oder bezahlt werden, da die Online-Lohnabrechnung immer auf dem aktuellsten Stand ist. Die Bedienung erfolgt einfach über den Internetbrowser, es genügt eine Internetverbindung. Sage One Lohn & Gehalt beinhaltet natürlich die Module zur elektronischen Übermittlung der Daten an die Sozialversicherung (Dakota) und der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER).

Sage One Lohn & Gehalt wird in zwei Paketen angeboten: Basis und Pro. Das Basis-Paket beinhaltet bereits alle Funktionen, die für die Lohnabrechnung benötigt werden. Durch zusätzliche Funktionen kann das Basis-Paket jederzeit auf das Pro-Paket erweitert werden.

Leistungsumfang Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket

Funktionen

– Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer stets aktuellen Sage One Lohn & Gehalt Version
– Ausgezeichnet mit dem GKV-Zertifikat der Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenkassen
– Elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteueranmeldung (monatlich, quartalsweise oder jährlich)
– Elektronische Datenübermittlung der Beitragsnachweise, der Sozialversicherungsmeldungen (Sofortmeldung, Meldung von Mehrfachbeschäftigten und Meldungen für Versorgungswerke
– Elektronische Erstattungsanträge (U1 und U2) und Entgeltbescheinigung
– Lohnarten: Angestellter, Arbeiter, Minijobber (Standard und RV-Freiheit), Rentner, Auszubildende, Geschäftsführer u. v. m.
– Gleitzonenregelung
– Stammdatenverwaltung der Firmen- und Mitarbeiterdaten
– Fehlzeitenverwaltung mit automatischer Erstellung der Erstattungsanträge
– Stundenerfassung (tagesgenau oder monatlich)
– Krankenkassenverwaltung
– Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz oder Krankheit
– Mehrere Betriebsstätten oder Mandanten verwendbar
– Einfaches Verwenden von Zuschlägen und Abzügen
– Korrekturen bereits abgerechneter Leistungszeiträume (einfache Korrektur)
– Abrechnungsassistent, der durch die gesamte Abrechnung führt
– Zugang zu Sage One Lohn & Gehalt über Internetbrowser und über ein internetfähiges Smartphone (Android, IOS oder BlackBerry)
– Für Windows, Mac und Linux geeignet
– Verschlüsselte Verbindung mit 256-Bit-SSL-Zertifikat

Kostenlose Zusatzleistungen

– Automatische Lohnabrechnung oder/und automatische Beitragsschätzung

Einfache und umfangreiche Auswertungen

– Stundenauswertung, Fehlzeitenauswertung, Urlaubsauswertung
– Lohnjournal und Lohnkonto
– Finanzbuchhaltungsdatei (CSV und PDF)
– Lohnscheine
– Zahlungsdateien (Überweisungsträger, SEPA-Dateien, Lastschriftenlisten, Barzahlerlisten)

Mobil im Web und als App

– iPhone App
– Smartphone mit Android, IOS oder BlackBerry
– Lohnabrechnung von unterwegs ausführen
– Nahezu überall Zugriff auf die Dokumente und Sofortmeldungen

Kompetenter Service

– Betriebsprüfungsdatei (GDPdU-Datei, optional)
– Support via E-Mail
– Support via Telefon (optional)
– Unterstützung bei der Ersteinrichtung und Eingabe der Firmen- und Mitarbeiterstammdaten (optional)
– Jahreswechselseminare (optional)

Leistungsumfang Support (optional buchbar)

– Priorisierung der Support-Tickets
   • Supportanfragen (Mail und Telefon) werden priorisiert bearbeitet
   • Individuelle Hotline (sonst kostenpflichtige Hotline)
– Bei Rückmeldefehlern von Finanzamt oder Krankenkasse informieren wir Sie per E-Mail
– Sie erhalten kostenfrei die Betriebsprüfungsdatei

Leistungsbeschreibung Sage One Lohn & Gehalt Pro-Paket

Das Pro-Paket beinhaltet die Funktionen des Basis-Pakets und zusätzlich:

Mitarbeiterverwaltung

Erstellen Sie ganz einfach einen Zugang für Ihre Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine Stammdaten und Dokumente. Der Mitarbeiter kann Stammdaten ändern, einen Urlaubsantrag stellen oder seine abgeleisteten Stunden eintragen. Diese können dann geprüft, freigegeben oder abgelehnt werden. Ebenso kann der Mitarbeiter sich seinen eigenen Lohnschein ansehen und speichern.

Funktionen Mitarbeiterverwaltung:
– Erstellen eines Zugangs für Mitarbeiter
– Stammdatenänderung durch den Mitarbeiter
– Lohnschein für Mitarbeiter
– Urlaubsantrag online stellen
– Genehmigungen verwalten

Online-Zugang für Steuerberater oder Datenerfasser

Sie werden von einem Steuerberater oder Datenerfasser unterstützt? Dann können Sie jetzt ganz einfach Ihrem Steuerberater oder anderen Personen einen Online-Zugang zu Sage One Lohn & Gehalt einrichten. Auf welche Daten zugegriffen werden soll, entscheiden ganz allein Sie!

Funktionen Online-Zugang:
– Erstellen des Zugangs
– Rollen- bzw. Rechteverteilung des Zugangs
– Dokumente oder Stammdaten zur Verfügung stellen

Schnittstellen

Sage One Lohn & Gehalt kann mit der Schnittstelle mit vielen Programmen automatisch kommunizieren.

Schnittstellen (Stand 02/2014):
– Sage One (einfache Online-Buchhaltung)
– Sage GS-Office
– Sage New Classic
– Sage OfficeLine 24
– Collmex
– freeFIBU
– e-conomic.de
– DATEV-Exportdatei

Kostenstellen und Kostenträger

Kostenstellen und Kostenträger können angelegt und auf die Mitarbeiter verteilt werden. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter auf mehrere Kostenstellen und Kostenträger aufzuteilen.

Schnellerfassung der Abrechnung

Gerade wenn die Mitarbeiter Stundenlohnempfänger sind, kann die Eingabe der geleisteten Stunden viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher wurde speziell für größere Unternehmen eine Schnelleingabe entwickelt, die die Erfassung stark beschleunigt.

FAQ:

Was mit Sage One Lohn & Gehalt bearbeitet werden kann

Mit Sage One Lohn & Gehalt können neben der Lohnabrechnung auch die Unternehmensdaten verwaltet werden. Das Basissystem stellt Firmen- und Mitarbeiterstammdaten-Verwaltung, Lohnabrechnung (Testabrechnung und Echtabrechnung), Dokumente und Rechnungen zur Verfügung.

Ihnen stehen folgende Funktionen der Lohnabrechnung zur Verfügung:
1. Test mit einer vorbelegten Demofirma
2. Anlegen, ändern und löschen* der eigenen Firma
3. Anlegen, ändern und löschen* der Mitarbeiter
4. Anlegen, ändern und löschen von Fehlzeiten und Arbeitszeiten
5. Einsicht und Download von Dokumenten
6. Ausführen der monatlichen Testabrechnung ohne Monatswechsel (mehrfach im Monat)
7. Ausführen der monatlichen Echtabrechnung inkl. Monatswechsel
8. Ausführen von Korrekturen (rückwirkend für 2 Monate)

* Das Löschen von Firmen- oder Mitarbeiterdaten ist nur so lange möglich, wie noch kein Monatswechsel bzw. keine Echtabrechnung ausgeführt wurde.

Erweiterte Funktionen beinhalten Mitarbeiterverwaltung inklusive Genehmigungswesen, Schnittstellen zu verschiedenen Fibu-Programmen (jeweils Export der durch Sage One Lohn & Gehalt produzierten fibujournal.csv) sowie Abrechnungen mittels Kostenstellen/Kostenträgern.

Welche Dokumente werden mir angeboten?

Mit der Abrechnung in Sage One Lohn & Gehalt werden Ihnen folgende Dokumente zum entsprechenden Zeitpunkt angeboten (Dokumente, wenn nicht anders genannt, als PDF):

Dokument / Zeitpunkt der Anzeige Stammdaten angelegt Testabrechnung Beitragsschuld Echtabrechnung
Lohnscheine   Ja
(mit Wasserzeichen)
  Ja
Lohnjournal        
Lohnsteueranmeldung       Ja
Fibu-Journal       Ja
Lohnkonto       Ja
Lohnsteuerbescheinigung       Ja
Jahreslohnjournal       Ja
Stammdatenblatt Arbeitnehmer Ja Ja Ja Ja
Überweisungsjournal       Ja
Stundenstatistik Ja Ja Ja Ja
Überweisungsträger-Summe       Ja
Lastschriftenliste       Ja
SEPA_Arbeitnehmer (XML)       Ja
SEPA_Krankenkassen (XML)       Ja
Zahlungsbegleitschein Arbeitnehmer       Ja
Zahlungsbegleitschein Krankenkassen       Ja
Urlaubsliste Ja Ja Ja Ja
Überweisungsträger (mit Vordruck)       Ja
Fibu-Journal (CSV)       Ja
Zahlungen an ausgetretene Arbeitnehmer       Ja
Umlageerstattungsantrag U1       Ja
Umlageerstattungsantrag U2       Ja
DEÜV-Meldungsprotokolle     Ja Ja
Barzahlerliste       Ja
Beitragsnachweise     Ja Ja
Einzelnachweise     Ja Ja
Lohnnachweis Berufsgenossenschaft     Ja Ja
Abstimmungsliste Krankenkasse       Ja
Zusammengefasster Buchungsbeleg       Ja

Wie sieht Sage One Lohn & Gehalt aus?

Die Startseite
Sage One Lohn & Gehalt unterteilt sich in Firma (Stammdaten der Firma), Mitarbeiter (Stammdaten, Fehlzeiten und Arbeitsstunden der Mitarbeiter), Abrechnungen (Test- und Echtabrechnung), Dokumente (Download) und Extras (Firmenlogo, Automatische Abrechnung, u. Ä.).

Screenshot

Firmenübersicht
Unterteilt in Firmendaten, Finanzen und Krankenkassen, gestaltet sich die Stammdatenpflege Ihrer Firma als übersichtlich und klar strukturiert. Fehler werden mit einem roten Ausrufezeichen dargestellt. Im oben gezeigten Beispiel fehlt die Betriebsnummer der Firma.

Screenshot

Mitarbeiterliste
In der gezeigten Liste der aktiven Mitarbeiter können Sie wählen, welchen Mitarbeiter Sie bearbeiten möchten bzw. welche Funktionen Sie aus der Detailansicht rechts ausführen möchten, die mit dem gewählten Mitarbeiter zusammenhängen.

Screenshot

Monatliche Abrechnung
Die monatliche Abrechnung unterteilt sich in
1. Mitarbeiteraustritte im laufenden Monat,
2. Fehlzeiten,
3. Löhne und Gehälter und
4. Abrechnung.

Letztere unterteilt sich in Test- und Echtabrechnung. Bei einer Testabrechnung wird aus den eingegebenen Daten und Änderungen der Nettolohn berechnet, und Ihnen werden Lohnscheine, versehen mit Wasserzeichen, angeboten. Bei der Testabrechnung werden keine Meldungen oder Rechnungen produziert. Bitte prüfen Sie aber, bevor Sie die Echtabrechnung ausführen, Ihre Lohnscheine, um eventuell nachträgliche Korrekturkosten zu vermeiden.

Screenshot

Dokumente
Monatsbezogen, in der Auswahl „Monat:“ Links oberhalb des Menüs können Sie nun die Dokumente als PDF herunterladen. Die Unterteilung wird in die Kategorien „Arbeitnehmerbezogene Dokumente“, „Zahlungsverkehr“, „Behörden und Krankenkassen“ und „FiBu und Kostenrechnung“ vorgenommen.

Die aktuelle Ansicht können Sie wahlweise einzeln oder als ZIP-gepacktes Format herunterladen.

Wichtiger Hinweis: Die Dokumente bieten wir Ihnen als Download für ihre abgerechneten Monate an. Diese werden pro Klick neu generiert mit den Daten des gewählten Abrechnungsmonats. Die Verpflichtung der Archivierung dieser Dokumente liegt in Ihrer Hand.

Sollte der Account aufgrund offener Zahlung, Kündigung oder Insolvenz gesperrt sein, können Sie die bereits erstellten Dokumente aus Ihrem Account nicht abrufen, können aber per Supportanfrage kostenpflichtig angefordert werden.

Screenshot

Extras
Unter Extras haben Sie in vielerlei Hinsicht die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit Sage One Lohn & Gehalt zu vereinfachen.

– Legen Sie als Firma fest, dass Sie Umlagebeiträge mit jeder Krankenkasse individuell vereinbart haben, dann können Sie hier die Umlagebeiträge je Krankenkasse ändern.
– Tauschen Sie das Standardlogo mit Ihrem Firmenlogo aus.
– Mit der automatischen Abrechnung/Beitragsschuld können Sie Ihren Prozess und Ihre wiederkehrende Arbeit mit Sage One Lohn & Gehalt weiter optimieren. Hier lösen Sie eine Art Dauerauftrag aus, mit dem Sie festlegen, wann und wie die Lohnabrechnung/Beitragsschätzung an die Krankenkasse stattfinden soll.

In der Pro-Version enthalten:
– Benutzerverwaltung – geben Sie Mitarbeitern die eigene Stammdatenpflege, Fehl- und Arbeitszeiten in die Hand, dann legen Sie mit dem Punkt „Genehmigungen“ fest, was Sie freigeben und was nicht.
– Transferieren Sie das Fibu-Journal in Ihre Rechnungswesen-Software über den Punkt Schnittstellen.
– Mit Kostenstellen und Kostenträgern können Sie Ihre Buchhaltung strukturieren.

Screenshot

Mein Konto
Unter „Registrierungsdaten“ verwalten Sie die Rahmenbedingungen Ihres Zugangs. Die Registrierungsdaten beinhalten die Firmendaten, die Rechnungsanschrift sowie die Zahlungsbedingungen für die von Sage One Lohn & Gehalt an Sie gestellten Rechnungen. Möchten Sie Ihr Passwort ändern, verwenden Sie „Einstellungen“. Ihr gebuchtes Paket finden Sie unter „Mein ausgewähltes Paket“ wieder. Alle Rechnungen, ob offen oder als bezahlt markiert, finden Sie unter „Rechnungen“. Nutzen Sie das Prämienprogramm, verdienen Sie mit jeder Abrechnung und Weiterempfehlung an Bekannte, Freunde und Geschäftspartner bares Geld. Empfehlen Sie uns mit dem Kunden-werben-Kunden-Programm.

Screenshot

Zusammenfassung:

1) Sie erhalten Zugang zum System Sage One Lohn & Gehalt zur Verwaltung und Eingabe von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendig sind (Stamm- und Bewegungsdaten). Die Eingabe der Daten erfolgt durch den Auftraggeber.
2) Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive eines Monatswechsels im Rechenzentrum (Standort Deutschland) des Auftragnehmers. Die Freigabe der Abrechnung erfolgt durch den Auftraggeber.
3) Durchführung der Meldungen an Krankenkassen und Ämter. Voraussetzung: Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen entsprechend der gesetzlichen Fristen (siehe Abschnitt „Termine für die Abgabe der Beitragsnachweise“).
4) Mit Sage One Lohn & Gehalt können Unternehmensdaten verwaltet werden. Das Basissystem stellt Firmen- und Mitarbeiterstammdaten-Verwaltung, Lohnabrechnung (Testabrechnung und Echtabrechnung), Dokumente und Rechnungen zur Verfügung.
5) Zurverfügungstellung von Dokumenten und Dateien für die Überweisung der Löhne, Gehälter und Zahlungen an die Krankenkassen.

Termine für die Abgabe der Beitragsnachweise und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Die Meldungen der Beitragsnachweise müssen jeweils zum sechstletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats erfolgen. Die Annahme erfolgt bis 16.00 Uhr am jeweiligen Fälligkeitstag zur Beitragsabgabe. Weitere Informationen erhalten Sie entsprechend unserem Steuerkalender unter www.gehaltsabrechnung.de/kalender.php.

Folgende Funktionen können mit Sage One Lohn & Gehalt nicht ausgeführt werden:

– Berechnung von Beiträgen zur Zusatzversorgungskassen (Baulohn)
– Berechnung von Altersteilzeitfällen
– Berechnung von Kurzarbeitergeld (Kug) nach Maßgabe des § 421t SGB III bei Erfüllung der §§ 169 bis 182 SGB III (Setzen Sie sich bitte bei Interesse telefonisch oder schriftlich mit uns in Verbindung)

Das System ist vorgesehen für Unternehmen mit einer Betriebsgröße zwischen einem und 20 Arbeitnehmern. Wenn Sie mehr Arbeitnehmer beschäftigen, bitten wir Sie, sich vor Registrierung mit uns in Verbindung zu setzen.

Was kostet Sage One Lohn & Gehalt?

Mit den beiden Paketen haben Sie die Wahl. Mit dem Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket haben Sie alle Funktionen, die für eine Lohnabrechnung notwendig ist. Mit dem Zugang haben Sie volle Flexibilität, da hier keine Mindestvertragslaufzeit existiert.

Rechnen Sie einen Monat keinen Mitarbeiter ab, erheben wir eine Grundgebühr von 5,90 €. Rechnen Sie im laufenden Kalendermonat ab, fällt die Grundgebühr weg. Die Grundgebühr ist jeweils zum Monatsletzten fällig.

Im Pro-Paket erhalten Sie neben der Basisfunktion auch erweiterte Funktionen wie Schnittstellen für FiBu-Programme, Mitarbeiter-Verwaltung oder Steuerberater-Zugriffssteuerung. Weiterhin sind in den Pro-Paketen alle Korrekturen, Lohnabrechnungen und Supportleistungen inklusive.

Basis-Paket
  Preis netto Detail
Basispaket 5,90 € pro Monat Eine Lohnabrechnung pro Monat enthalten
Abrechnung 5,90 € pro abgerechneten Mitarbeiter/pro Monat  
Support-Paket 2,00 € pro abgerechneten Mitarbeiter/pro Monat Optional buchbar
Vormonatskorrektur 5,90 € pro ausgeführte Korrektur  

Pro-Paket
  Preis netto Detail
Pro-Paket bis 2 Arbeitnehmer 15,00 € pro Monat 1 Monat Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist 1 Monat zum Monatsende, sonst erneute Verlängerung um einen Monat
Pro-Paket bis 4 Arbeitnehmer 25,00 € pro Monat 1 Monat Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist 1 Monat zum Monatsende, sonst erneute Verlängerung um einen Monat
Pro-Paket bis 10 Arbeitnehmer 45,00 € pro Monat 1 Monat Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist 1 Monat zum Monatsende, sonst erneute Verlängerung um einen Monat
Pro-Paket bis 20 Arbeitnehmer 67,00 € pro Monat 1 Monat Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist 1 Monat zum Monatsende, sonst erneute Verlängerung um einen Monat
Vertragskonditionen bei Firmen mit mehr als 20 Arbeitnehmern können hiervon abweichen.

Machen Sie es wie tausende andere Unternehmen

Sie erhalten den kompletten Funktionsumfang 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Mit der Anmeldung stimme ich den Nutzungsbedingungen zu.