Ab in den Urlaub – für Selbständige (un)planbar?

3 years ago

Als Selbständiger beweisen Sie jeden Tag Ihr Talent für Zeit-, Selbst-, Kunden- und Projektmanagement. So haben Sie es idealerweise geschafft, sich abends und am Wochenende genügen Erholungsphasen zu gönnen. Work-Life-Balance ist gerade für Einzelkämpfer existenziell, wenn sie ihre Arbeitskraft erhalten und Gesundheit nicht ruinieren wollen. Also gehört auch ein zwei- bis dreiwöchiger Urlaub jedes Jahr dazu. Regenerationsphasen sind notwendig, um stressinduzierten Krankheiten vorzubeugen. Viele Studien haben zudem nachgewiesen, dass die psychische und physische Leistungsfähigkeit sowie die Kreativität abnehmen, wenn man nicht regeneriert. Für Freelancer scheint Urlaub zunächst undenkbar: Die laufenden Kosten bleiben, die Urlaubskosten wollen auch erwirtschaftet sein und während Ihrer Abwesenheit verdienen Sie nichts. Mit einer systematischen Vorbereitung ist es aber praktisch bei jedem Arbeits- und Lebenskonzept möglich, wie Arbeitnehmer die schönsten Wochen im Jahr zu planen. Sie sind doch der Organisationsprofi und sollten nur ein paar Tipps beherzigen.

Kunden frühzeitig in Planung einbeziehen

Beginnen Sie Ihre Urlaubsplanung mindestens sechs Monate vor Ihrer Abreise. Sprechen Sie mit Ihren wichtigsten Kunden, wann diese in Urlaub sind. Fragen Sie nach den internen Planungen und wann Sie bereits fest für Projekte eingeplant sind. Wenn Ihre Kunden sich nicht festlegen können, analysieren Sie die Vorjahre: Wann war saure Gurkenzeit, wann sind in der Regel die Hochphasen. Ein guter Anhaltspunkt sind auch die Schulferien und Feiertage. Erfahrungsgemäß teilen die Sommer- und Winterferien das Jahr in vier Phasen – eine kleine fünfte liegt rund um Ostern. Wenn hier keine Projekte laufen, sollten Sie Ihren Urlaub immer so planen, dass Ihre wichtigsten Auftraggeber mutmaßlich ebenso verreist sind. Zwischen Weihnachten und Dreikönig, über Pfingsten und Ostern sind ideale Zeitfenster, die man für zwei Wochen am Stück nutzen kann. Manchmal liegen die Feiertage im Mai und Juni sowie Oktober und November so günstig, dass Sie Brückentage in Ihre Urlaubsplanung einbeziehen können. Denn viele Auftraggeber planen ihren Urlaub auch rund um diese Freitage. Zumindest ein Kurzurlaub von Mittwoch bis Montag sollte so ein- bis zweimal im Jahr drin sein.

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Vorbereitung vier Wochen vor der Abreise

Wenn der große Tag naht, sollten Sie überschauen, wo Sie bei Ihren einzelnen Projekten stehen. Planen Sie, was Sie noch selber erfüllen und umsetzen können. Für Projekte, die in den Urlaub reichen, sorgen Sie aus Ihrem Netzwerk für Vertretung. Bitten Sie einen Kollegen oder eine Kollegin mit Ihrem Qualifikationsprofil, Ihre Vertretung zu übernehmen oder Sie zu unterstützen. Erstellen Sie eine Arbeitsübergabe für den Kollegen. Wenn Ihre Kunden nur Ihre persönliche Beauftragung akzeptieren, können Sie dennoch die eigentliche Arbeit an Kollegen abgeben. Sie müssten dann im Urlaub allerdings die Qualitätssicherung und Kundenkommunikation übernehmen. Wichtig ist, dass Sie nicht stundenlang im Urlaub arbeiten müssen. Dazu gehört auch, einen telefonischen Auftragsdienst einzuschalten. Auf diesen leiten Sie Ihre Telefonnummer weiter und instruieren den Dienstleister, unter welchen Umständen die Anrufe Ihnen per E-Mail berichtet oder sofort auf Ihr Smartphone übermittelt werden müssen. Bei allen anderen Anrufen können Sie jederzeit zurückrufen. Und auf einen Tag kommt es in der Regel nicht an.

Arbeitseinsätze und Urlaubsinfrastruktur definieren

Arbeitspsychologen empfehlen, im Urlaub komplett abzuschalten und weder Smartphone noch Laptop mitzunehmen. Als Freelancer können Sie diesem Rat natürlich nicht folgen. Sie können aber in Ihrem Urlaub definieren, wann Sie sich um die Kunden und Ihre Vertretung kümmern und wann eben nicht. In der Regel sind die vier ersten Tage für die Erholung am wichtigsten. Versuchen Sie daher, auch wirklich abzuschalten. Fahren Sie beispielsweise an einem Donnerstag los, sollten Sie bis Montagabend nicht einmal E-Mails anschauen. Nehmen Sie sich ab dann jeden Abend eine halbe Stunde, um E-Mails zu beantworten, Ihren Vertreter zu instruieren oder seine Arbeit zu überprüfen, um sie an Ihre Kunden zu senden. Wichtig ist natürlich, dass Sie an Ihrem Urlaubsort die nötige Infrastruktur vorfinden. Auf einer einsamen Berghütte kann es schließlich auch mal ein Funkloch geben. Besser ist es daher, wenn Sie an Ihrem Urlaubsort in einem Hotel die Büroinfrastruktur nutzen können. Telefon, Fax, Breitbandanschluss ins Internet und ein ruhiges Eckchen in der Lobby oder gar einen abgetrennten Raum sollten Sie sich schön gönnen, wenn Sie nicht ohnehin in einem ordentlichen Hotel abgestiegen sind. Solche Ausgaben sind dann übrigens Betriebsausgaben, die Sie von der Steuer absetzen können.