Buchhaltung mit Sage One – erklärt in weniger als 30 Minuten

in 1 year ago
Buchhaltung einfach erklärt

Erfahren Sie in diesem Video wie einfach Sie mit Sage One:

  • Angebote und Rechnungen schreiben und versenden
  • individuelle Dokumente gestalten
  • Kontakte verwalten
  • intuitive und einfache Buchhaltung erledigen
  • Einnahmen und Ausgaben erfassen
  • Umsatzsteuervoranmeldung durchführen
  • Geschäftsjahre verwalten
  • Daten im DATEV-Format exportieren
  • Online-Banking integrieren, Überweisungen tätigen
  • Berichte und Auswertungen exportieren (Bilanz, GuV, EÜR, etc.)

 

 

 

Kompletter Video-Inhalt zum Nachlesen

Hallo und herzlich Willkommen zum Screencast zu „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“.

Mein Name ist Benedikt Spieker und als ehemaliger Freiberufler möchte ich Ihnen heute zeigen, wie schnell und einfach Finanzen und Buchhaltung geregelt werden können im Jahre 2015.

Ich selbst musste mich damals immer mit so ein bisschen anderen umständlicheren Programmen herum schlagen. Ich hätte mir also vor zehn Jahren etwas Ähnliches wie „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“ gewünscht.

Was wir heute machen wollen und was ich Ihnen in den nächsten paar Minuten zeigen möchte, das ist zunächst natürlich erst einmal die Oberfläche, bevor wir dann sehr dediziert in die einzelnen Bereiche des Programmes einsteigen.

Wir werden Kunden und Kontakte anlegen. Wir werden die Einstellungen einmal bearbeiten, um eine schöne Rechnung und ein Angebot zu designen.

Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie schnell und einfach ein Angebot erstellen, eine Rechnung aus einem Angebot generieren und zum Schluss kommen wir zum Kernstück dieses Screenscasts, nämlich zum Punkt Buchhaltung als solches. Ich werde Ihnen zeigen, wie schön, einfach und individuell Sie am Ende des Tages Ihre Finanzbuchhaltung in den Griff bekommen und alles wegbuchen, was so aufläuft im täglichen Geschäft.

Das ganze Programm ist denkbar einfach gestaltet. Wie Sie sehen haben Sie hier oben links das Ganze im Browser laufen. Das heißt für Sie, Sie sind komplett Plattform unabhängig. Ohne lokale Installation auf Ihrem Mac, auf Ihrem PC oder auf Ihrem Android Gerät, haben Sie von überall auf der Welt Ihre Finanzbuchhaltung im Griff mit „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“.

Alles was Sie benötigen ist natürlich ein Nutzerkonto bei uns. Darüber hinaus eine funktionierende Internetverbindung und einen Browser auf Ihrem Endgerät. Wie gesagt, völlig egal von welchem Hersteller. Und schon können Sie an den Start gehen und haben im Prinzip von unterwegs, im Urlaub oder natürlich auch im Büro immer und jederzeit Zugriff und volle Kontrolle über Ihre Finanzen.

Ich würde sagen, wir starten als erstes hier einmal mit der Übersicht. Ich zeige Ihnen einmal, wo Sie nach dem Einloggen landen, das ist hier wie gesagt der Übersichtsreiter.  Zurück zu dieser Übersicht gelangen Sie auch über das kleine Häuschen hier oben.

Was haben wir hier? Wir haben schnell und einfach im Überblick die Einnahmen- und die Ausgabenseite, sowie den Differenzbetrag, der bis heute angefallen ist. Hier rechts daneben sehen wir hier alle Bankkonten und Kassen in der Übersicht. Ich zeige Ihnen das einmal im Dropdown Menü, also Kasse wie auch das Geschäftskonto der multimedia KG, das ist also das Präsentationskonto, in dem wir uns hier gerade befinden, sind hier aufgeführt. Hier gibt es im Übrigen keine Limitierung.  Das heißt, ob Sie eins, zwei oder drei Geschäftskonten haben, ist völlig unerheblich. Sie können einfach ein weiteres Konto zufügen und haben hier alles im Zugriff.

Sie haben in der Übersicht die sämtlichen unbezahlten Ausgangsrechnungen, nach offenem Betrag und Fälligkeit durchsortiert, sowie offene Angebote. Sie sehen, es sind aktuell keine offenen Angebote vorhanden, das werden wir hinterher ändern.

Was für alles gilt, egal ob jetzt hier für die Übersicht oder eben auch für die einzelnen Reiter, die hier oben gleich durchgegangen werden:  Sie haben jederzeit die Möglichkeit Kontakt zu uns aufzunehmen. Über den Button „Hilfe und Ideen“ hier auf der rechten Seite, haben Sie die Möglichkeit, direkt in den Support durch zu kommen, mit einer Frage, die Sie zum Produkt oder zu bestimmten Unterteilen des Produktes haben oder auch einfach, um bei der Weiterentwicklung mit zu helfen dieses Produktes.

„Sage One – Finanzen und Buchhaltung“ ist ein lebendiges Produkt, was sich auch über die Zeit weiterentwickeln wird. Sie haben da wirklich die Möglichkeit auch durch Ihr Feedback beizutragen und vielleicht auch anderen Nutzern Funktionalitäten dann im Endeffekt dann zur Verfügung zu stellen, die dann eben für alle interessant sein können. Können Sie hier über den Punkt „Senden Sie uns eine Nachricht“ oder „Helfen Sie uns bei der Entscheidung, was als nächstes hinzugefügt wird“. Viel Spaß beim Stöbern  und wie gesagt, wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Der Aufbau ist ähnlich, wie Sie das vielleicht auch aus anderen sozialen Netzwerken kennen. Sie haben eine Reiterstruktur, die sehr übersichtlich ist. Wie gesagt, starten tun wir hiermit dem Home-Bildschirm.

Als nächstes haben wir hier die „Einnahmen“ Seite. Unter „Einnahmen“ finden Sie natürliche die Angebote, die erstellt werden können, die Rechnungen, die geschrieben wurden oder eben auch wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, können  Sie das unter diesem Punkt tun. Sie können Rechnungsgutschriften erstellen und sonstige Einnahmen pflegen. Für die Unternehmer auch wichtig aber natürlich weniger schön, die „Ausgaben“ Seite mit Eingangsrechnungen und Eingangsrechnungs-Gutschriften, ja sowie eben sonstige Ausgaben, die hier getätigt werden können bzw. gepflegt werden können oder eingesehen werden können.

Der Unterpunkt „Löhne und Gehälter“ weißt auf ein anderes interessantes Produkt aus dem Hause „Sage“ hin: „Sage One – Lohn und Gehalt“. In anderen Screencasts erkläre ich auch dieses Produkt und wie gesagt, wenn Sie mögen, können Sie das gleich hier verbinden miteinander. Sollten Sie also Angestellte haben oder mehrere Mitarbeiter abrechnen wollen, können Sie das hier wie gesagt sehr schön auch über ein „Sage“ Produkt tun und das direkt hiermit verbinden.

Unter dem Reiter „Finanzen“ finden Sie die eben schon einmal angesprochenen Banken und Kassen Einstellungen, hier können als wie gesagt Bankkonten oder auch Kassen hinzugefügt werden. „Neue Überweisung“ weißt wirklich schon darauf hin was „Sage One“ vielleicht über diese Finanzen- und Buchhaltungsfunktionen hinaus bietet. Mit „Sage One“ haben Sie ein komplettes Online-Banking Tool an der Hand, sodass Sie da gar nicht Gott weiß wie viele verschiedene Websites öffnen müssen, um sich wirklich auch zurecht zu finden. Sie können, wenn Sie über das HBCI-Verfahren mit  der Bank verbunden sind hier über diese Plattform, direkt aus dem Programm heraus Überweisungen tätigen und so Ihr Online-Banking wirklich von einer Plattform aus pflegen.

Der Punkt „Bankkotenabgleich“ hier als letztes unterm Reiter „Finanzen“, ist einer der Kernpunkte auf den wir zum Schluss zu sprechen kommen werden. Hier werde ich Ihnen zeigen, wie Buchungsdatensätze bearbeitet werden können, wie Sie „SageOne – Finanzen und Buchhaltung“ bei der Zuordnung verschiedener Buchungsdatensätze unterstützt und wie schnell und einfach so etwas gehen kann. Wenn man da ein bisschen am Ball bleibt, dann ist das eine Sache von maximal fünf bis zehn Minuten pro Woche.

Unter dem Reiter „Kontakte“ können Kunden- wie auch Lieferantendatensätze angelegt werden. Das wird gleich das erste sein womit wir uns auseinander setzen, denn um ein Angebot zu schreiben, müssen wir natürlich wissen, an wen das geht. Wir werden also gleich einmal exemplarisch einen Kunden anlegen. Da kommen wir gleich drauf zu sprechen.

Mit „SageOne“ haben Sie darüber hinaus ein ausgeprägtes Berichtswesen an der Hand. Sie können Ihre Überschussrechnungen auswerten. Sie haben Ihre Summen und Saldenliste im Zugriff. Gewinn- und Verlustrechnungen können direkt aus dem Programm generiert werden, genau wie Bilanzen. Egal zu welchem Zeitpunkt. Sie können eine Liste mit offenen Rechnungen von Lieferanten wie auch von Kunden natürlich einsehen und eine komplette Buchungskontenübersicht hier direkt aus dem Programm heraus generieren.

Sie können Artikel und Dienstleistungen anlegen. Das ist vor allen Dingen für all diejenigen unter Ihnen interessant, die eben häufig gleiche Artikel oder Dienstleistungen wieder verkaufen. Buchungsjournal kann angelegt und eingesehen werden. Sie können aus dem Programm die Umsatzsteuervoranmeldung heraus vornehmen oder eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragen. Und der letzte Punkt hier unten „DATEV -Export“ weißt auf eine sehr sehr wichtige und interessante Schnittstelle hin. Es ist also auch möglich wirklich hier direkt DATEV zu füttern mit den Daten aus Ihrer „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“ Umgebung. Allerdings nur, und das sehen wir unter dem nächsten Punkt, wenn vorher die „DATEV-Einstellungen“ – hier unten sehen wir sie – gepflegt worden sind.

Unter dem Punkt „Einstellung“ finden wir darüber hinaus die Firmenanschrift. Das ist ein gesonderter Punkt, denn die kann sich natürlich das ein oder andere Mal ändern. Die Dokumenteneinstellungen, wo wir ganz grundsätzlich hinterher drauf zu sprechen kommen, wenn es um das Thema Gestaltung und Styling von Angeboten, von Artikelscheinen oder Lieferscheinen oder eben auch Rechnungen geht.

Die Finanz- und Steuereinstellung ist ein Punkt, der einmalig abgehakt werden muss natürlich. Kann hier eingesehen und geändert werden. Die Geschäftsjahresverwaltung verläuft genau hier. Eröffnungsbestände können hier gepflegt werden. Kontenrahmen können Sie hier verwalten und ganz unten der Punkt „Google Drive Einstellungen“ ist ein besonderes Schmankerl für all die Android Nutzer unter Ihnen.

Was haben Sie für ein Vorteil, wenn Sie ein „ Google Drive“ Konto verbinden mit Ihrem „Sage One“ Konto? Ganz Einfach! Sie müssen sich nur ein einziges Mal einloggen bei Google und schon sind Sie gleichzeitig auch bei „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“ angemeldet und haben direkt Zugriff auf Ihre Finanzen von unterwegs und das wie gesagt von Ihrem Android Gerät.

Wie besprochen starten wir also als erstes einmal damit einen neuen Kunden anzulegen. Also über den Reiter „Kontakte“ auf den Unterpunkt „ Kunden“ gehen. Einmal auswählen und wir landen in meiner Kundeliste. Wie Sie sehen, bin ich nicht so richtig emsig unterwegs. Aktuell habe ich neun Kunden in der Liste, ich hoffe bei Ihnen sieht das ein bisschen schmucker aus! Vielleicht der Hinweis für Sie, gerade wenn Sie als Umsteiger zu uns kommen und „Sage One“ als Test einfach mal laufen lassen, dann werden Sie ja wahrscheinlich bisher schon eine etwas umfangreichere Kundenliste mittlerweile haben. Sie haben die Möglichkeit Kundenlisten zu importieren. Ich zeige Ihnen einmal wie es geht, eben unter dem Unterpunkt „ Kunden importieren“. Hier ein Template herunterladen, empfohlen wird immer das Excel-Sheet. Sie haben aber auch die Möglichkeit, per CSV-Datei zu arbeiten. Sie laden sich also dieses Template herunter. Rechte Maustaste – Ziel „Speicher unter“ wäre eben ein Möglichkeit. Und im Anschluss wenn Sie diese Excel-Liste, dieses Sheet dann gefüllt haben mit Ihren Kundendaten. Laden sie an dieser Stelle hier die Datei hoch. Drauf klicken, die Liste auswählen und hier über öffnen das Ganze dann reinnehmen. Sie sehen es hier, 20 KB in dem Fall über den Punkt „Kontakte importieren“ das Ganze hochladen und fertig. Im Falle des erfolgten Imports wird es eine Erfolgsmeldung geben. Das heißt also,  Sie wissen immer genau, was passiert bzw. wie gut oder wie schlecht das Ganze geklappt hat. Ist eine Notwendigkeit, dadurch dass das Programm eben ohne lokale Installation läuft, ist es immer wichtig Sie auf der Höhe zu halten, davon wie gut das Ganze funktioniert.

Haben wir es etwas anders und wir haben einen einzelnen Kunden der angelegt werden soll und eben nicht eine ganze Kundenliste machen wir das händisch über hier diesen Button „ Neuer Kunde“. Ich zeig Ihnen einmal wie das funktioniert. Denkbar einfach. Über den Button „ Neuer Kunde“ haben Sie die Möglichkeit hier ganz normal Name, Adresse und Anschrift eigentlich ein zu geben. Die Rechnungsadresse, sollte Sie abweichen, kann im zweiten Feld gepflegt werden, Lieferadresse dito. Und hier unten haben wir noch einmal Steuerinformationen, so sie denn dann vorhanden sein sollten.

Wichtig vielleicht an der Stelle noch einmal zu nennen: Hier Unten das Feld „Bankdaten“.  Im Privatbereich sind BIC und IBAN natürlich elend lange Nummern, die relativ sperrig zu füllen sind, um es mal einfach nett aus zu drücken. Hier für den Umgang mit „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“ ist es aber ein unheimlicher Mehrwert und ich kann Ihnen wirklich nur empfehlen: Pflegen Sie von Kunden wie auch von Lieferanten auf jeden Fall BIC und IBAN in jedem Fall mit ein, so sie denn dann vorhanden sind.

Das hat einen ganz praktischen Nutzen: Das Programm wird Ihnen hinterher für Buchungssätze Vorschläge unterbreiten wo es kann und dafür sind die Marker eben BIC und IBAN. Das heißt, werden diese erkannt, wird gleich gesagt: „okay, dass ist eben Kunde A,B,C oder Lieferant A,B,C“. Das erleichtert Ihnen nach hinten raus das Arbeiten und Buchen Ihrer Datensätze. Aber das werden wir gleich auch noch sehen.

Zum Abschluss natürlich speichern, wenn Sie einen neuen Kunden angelegt haben. Wir tun das jetzt hier nicht. Ich werde gleich einem bestehendem Kunden einmal eine Rechnung schreiben, oder ein Angebot.

Bevor wir aber einem Kontakt ein Angebot schreiben können, schauen wir erst einmal, wie unser Angebot denn auszusehen hat. Unter dem Reiter „ Einstellungen“ und „ Dokumenten Einstellungen“ haben wir die Übersicht über alle Dokumente, die wir hier aus dem Programm generieren können. Das heißt: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder auch Rechnungsgutschriften. Auf dem Reiter rechts „ Grundeinstellungen“ können wir erst einmal generell für alle arbeiten.

Ich zeige Ihnen einmal wie es funktioniert: Zahlungsziel für Kunden und für Lieferanten wird hier gepflegt, nächste Rechungsnummer und auch Gutschriftnummer wird automatisiert vergeben. Sie sehen Rechnungen haben wir schon einige geschrieben. Siebzig an der Zahl, die Nummer Einundsiebzig ist eben die nächste Rechnungsnummer. Nächste Rechnungsgutschriftnummer ist die Eins. Das sehen Sie, sind wir gut im Rennen, da haben noch keine einzige geschrieben und da wollen wir auch heute nicht mit anfangen. Die nächste Angebotsnummer wäre das Angebot Fünf, das heißt vier Angebote sind unterwegs und wie gesagt, dass fünfte wäre dann das nächste, was folgen würde.

Damit wir unsere Dokumente, egal ob Gutschriften oder Lieferscheine oder Rechnungen oder Angebote ein bisschen auf hübschen können, haben Sie die Möglichkeit zum Beispiel Logo oder eben auch andere Bilder hochzuladen, auf die Sie dann hinterher im Editor Zugriff haben. Denkbar einfach, das zeige ich Ihnen einmal unter dem Reiter oder unter dem Punkt „ Bild hochladen“. Hier „Datei hochladen“ auswählen. Sie sehen, mein Logo habe ich schon hinterlegt. Öffnen. Wichtig an der Stelle, Sie sehen es hier: Alle gängigen Bilddateien und alle Dateiformate werden hier unterstützt. Auf „ Öffnen“ klicken, Sie sehen die Dateigröße, den Reiter oder den Button „Bild hochladen“ auswählen und es kommt die Erfolgsmeldung „ erfolgreich Bild erstellt“ und Sie sehen es auch hier, das ist also das Bild, was ich hinterher im Zugriff habe. Sollte ich damit also nicht mit einverstanden sein, kann ich es hier gleich wieder löschen, aber hier hat es natürlich absolute Richtigkeit.

Sie haben des Weiteren die Möglichkeit, vielleicht verfügen Sie ja schon über welches, einfach Briefpapier in Gänze hoch zu laden. Das sieht meistens etwas schicker aus und funktioniert ähnlich wie mit dem Bild. Einfach über den Punkt: „Briefpapier als PDF hochladen“ die Datei hochladen. Sie sehen es hier, Briefpapier liegt bereits vor im PDF-Format. Öffnen, das Ganze hochladen und dann gibt’s gleich wieder eine Erfolgsmeldung, Sie sehen es hier „Briefpapier erfolgreich erstellt“ und unten habe ich es auch in einer kleinen Voransicht. Wunderbar!

Dann schauen wir doch einmal an, wie ein Angebot aufgeteilt werden kann. Über den ersten Reiter „Angebot“ lande ich auch schon in meinem Angebot und Sie sehen hier das Briefpapier ist schon hinterlegt, erkenne ich auch hier an diesem Häkchen unter „Sonstiges“. Ich kann das also ein- oder ausblenden hier und wie gesagt, dann wird direkt auf das Briefpapier zugegriffen,  was ich eben hochgeladen habe. Kann ich frei gestalten, ich habe es jetzt hier dementsprechend schon einmal vorbereitet, so dass man es hier in der Übersicht hat.

Fehlt mir noch irgendetwas? Zum Beispiel eine Graphik, wenn ich sage: „Mensch ich möchte jetzt aber auch gerne mein Logo noch mal an einer anderen Stelle wieder finden, nicht nur oben im Kopf!“ Dann kann ich per drag and drop drauf klicken, das Ganze reinziehen und dann einfach hier dieses Graphikfeld füllen. Über dieses kleine Rädchen hier „Bild ändern“, wähle ich dann die Graphik aus, die ich eben hochgeladen habe. Aber eine reicht mir natürlich, gelöscht wird eben auch hier wieder direkt in diesem Feld. Und weg ist es.

Dito läuft das Ganze natürlich mit Tabellen oder auch Textfeldern. Das heißt, wenn ich eine kleine Danksagung darunter schreiben möchte. Wie zum Beispiel hier unten „Vielen Dank für Ihr Interesse“, dann kann ich auch hier dieses Textfeld einfach per drag and drop rein ziehen. Die Größe kann jederzeit angepasst werden, Sie sehen es hier, relativ einfach. Es wird mir auch gleich ein Raster vorgegeben. Größer – Kleiner ziehen, alles wunderbar schnell und einfach machbar.

Den Text selber, wenn ich diesen bearbeite, Sie sehen ich klicke einmal rein in so ein Textfeld,  haben Sie hier die Auswahl zwischen verschiedenen Schriftarten, zwischen verschiedenen Schriftgrößen und können natürlich auswählen: Links- oder Rechtsbündig, zentriert, im Blocksatz – wie auch immer. Fett, Unterstrichen, Kursiv – das ist also wirklich ein Standard Editor, wie Sie ihn vielleicht eben auch aus anderen Programmen kennen. Wichtig hier zu wissen, alles was in so einer doppelt geschwungenen Klammer steht, wir sehen das hier zum Beispiel: Firma, Kontaktnahme, Kontaktstraße, Postleitzahl, Ort und Land sind Felder, die automatisiert vom Programm gefüllt werden. Genau wie die Angebotsnummer. Wir hatten es eben gesehen bei den Grundeinstellungen, die wird also automatisiert vergeben. Sie brauchen sich um nichts kümmern, das ist wunderbar komfortabel an der Stelle.

Wenn Sie mögen können Sie noch Lochmarken mit anzeigen oder Falzmarken, um es einfach fürs Abheften und ich sage mal für alles andere dann und für die Empfänger dann etwas zu erleichtern. Aber solange Sie das Ganze digital versenden, ist das ja auch eigentlich egal.

Sie haben also Ihr Angebot wo gestaltet, wie es Ihnen gefällt, und wenn das Angebot so bleiben soll, dann können Sie sagen „Angebot speichern“. Also die Dokumentenvorlage erfolgreich erstellt und so sieht dann am Ende des Tages auch mein Angebot aus.

Wir haben jetzt einen Kunden angelegt, wir haben das Dokument für die Angebotsvorlage so weit vorbereitet und sind jetzt an dem Punkt, dass wir ein Angebot erstellen können. Unter dem „Einnahmen“ Reiter finden wir den ersten Punkt „Angebote“. Wir klicken drauf und landen bei der Übersicht der Angebote. Wir erinnern uns wieder an die Grundeinstellungen, Angebot Fünf wäre das nächste, vier sind  offen. Hier haben Sie dann direkt auch eine Übersicht, welche Angebote unterwegs sind. Angebotsnummer Eins bis Vier – Sie sehen es hier. Schön ist es hier, Sie haben auch gleich eine Nachverfolgung des Angebot Status – Abgelehnt, Erledigt, Erledigt – das ist schon einmal ein guter Schnitt finde ich erstmal für den Moment und das wollen wir jetzt natürlich auch nicht nach unten ziehen.

Wir wollen ein neues Angebot erstellen über der den Button „ Neues Angebot“. Ich klicke drauf, da lande ich hier in dieser Maske. Ich kann jetzt nach einem Kunden suchen, wir hatten ja eben gesehen ein paar Kunden sind schon drin. Der Peter Puseler, der hatte um ein neues Angebot gebeten und sie sehen hier eine wunderbare Geschichte, die eben das Programm unterstützt: Die Volltextsuche. Sie wissen vielleicht nicht mehr ganz genau, wie der der Herr Puseler  geschrieben wird. Aber Sie fangen einfach mal mit „Pet“ an, weil Sie wissen, der Mann heißt mit Vornamen Peter und Sie bekommen den Vorschlag, können dann gleich den Peter Puseler hier eben wie gesagt auswählen. Sollte der Peter Puseler sich wieder erwartend hier nicht finden, haben Sie ja auch die Möglichkeit direkt hier aus der Angebotsmaske wieder einen neuen Kunden anzulegen. Das tun wir jetzt natürlich nicht.

Peter Puseler ist der Mann der Stunde, Angebotsnummer ist die Nummer Fünf. Dadurch, dass das jetzt hier automatisch übernommen worden ist, werden natürlich auch sämtliche Adressdaten, wie gesagt, hatte Sie eben gesehen in der Vorlage, die doppelt geschwungenen Klammern, Sie erinnern sich, werden direkt mit übernommen. Angebotsdatum ist der heutige Tag, Gültigkeit hatten wir selbst vorgegeben: Dreißig Tage, dass heißt also bis in einem Monat, ein späterer Buchungstext ist optional zu vergeben.

Sie können hier, wenn Sie Artikel oder Dienstleistungen angelegt haben, eben das Ganze hier auch dementsprechend aussuchen. Sollten Sie nichts hinterlegt haben, also weder einen Artikel noch eine Dienstleistung können Sie hier direkt welche erstellen. Zur Beschreibung: ich weiß nicht, wir können zum Beispiel Flyererstellung machen. Ich meine, wir sind da als Kreativbüro unterwegs.

Und ein Buchungskonto auswählen, direkt hier im Dropdown-Menü, das sind dann Betriebseinnahmen, Erlöse zu 7% für zum Beispiel Nahrungs- und Genussmittel. Erlöse im Inland steuerpflichtig zu 7%. Wir verkaufen hier im Inland und der Standardsatz ist dann eben die 19%ige Umsatzsteuer, die wir hier eben mit rein genommen.

Artikelnummer habe ich keine, Anzahl ist dann eben einmal die Flyererstellung und der Einzelpreis für die Flyererstellung beläuft sich auf 200€. Das würde ich jetzt einfach mal hier einfügen. 200 wie gesagt zu 19% und sie sehen hier hinten den Nettobetrag ausgeworfen. Die Umsatzsteuer wird automatisiert aufgeschlagen und ich habe eine Gesamtsumme von 238€. Hier noch einmal die Möglichkeit eine Nachricht oder einen Dank zu verfassen. Und über den Button „ Angebot erstellen“ wird mir direkt ein Angebot erstellt. Sie sehen Angebot wurde erfolgreich erstellt und Sie sehen auch gleich hier oben, wie denn der Angebot Status ist.

Das Angebot ist offen und ich kann jetzt hier eben nach und nach pflegen, ist das Ganze akzeptiert oder abgelehnt worden. Ich kann mir eine PDF-Vorschau erstellen bzw. mir das Angebot anschauen. Ich zeige Ihnen das einmal. Drauf klicken und öffnen. Und Sie sehen, der Peter Puseler, ich hatte jetzt eben wie gesagt bei den Kontakten keine Andresse hinterlegt, aber Angebot Nummer Fünf automatisiert gefüllt genau wie eben hier die Kontaktdaten meines Unternehmens.

Die Flyererstellung dabei, einmalig, Einzelpreis 200€, 19% mit aufgeschlagen, sodass sich ein Rechnungsbetrag von 238€ ergibt. Wunderbar einfach! Sie sehen es.

Wir können direkt hier aus dem Programm dieses Angebot versenden. Sie können, wenn das Angebot akzeptiert worden ist, direkt hier aus dem Angebot eine Rechnung erstellen. Sie können, wenn Sie es mögen auch ausdrucken und wirklich per ganz Post klassisch versenden. Das bleibt Ihnen selbst überlassen. Die Möglichkeiten haben Sie an der Hand.

Um das noch einmal zu zeigen: Ich klicke einmal nochmal auf „Angebote“ und in der Übersicht erscheint eben auch das Angebot was der Peter Puseler bekommen hat. Als Angebot Nummer Fünf, haben wir gerade erstellt. Und das Angebot ist offen.

So wie wir hier eine Übersicht über die Angebote haben, haben wir die Möglichkeit über den Button „Einnahmen“ und „Rechnungen“ uns eben auch eine Übersicht  über die Rechnungen zu verschaffen.

Das Ganze ist sortiert, entweder nach Rechnungsnummer oder nach Gesamtsumme oder eben nach Zahlungsstatus. Wie können drauf klicken und dann eben dementsprechend hier durchfiltern, wie man das eben auch aus anderen Programmen kennt. Und wenn man eine Rechnung hat, wie hier die von Herrn Mustermann zum Beispiel für Webdesign Dienstleistungen, hat man die Möglichkeit, die Rechnung anzeigen zu lassen oder hier herunter zu laden.

Das ganze immer sehr schnell und einfach über einen PDF-Export. Ist eine wunderbare Angelegenheit für die eigene Buchhaltung, wenn man es denn in Papierform braucht. Für Rechnungsgutschriften und sonstige Einnahmen gilt das gleiche. Brauchen wie im Detail jetzt nicht drauf eingehen. Für die Ausgabenseite ist es eben auch dass selbe.

Was ist jetzt aber der Buchhaltungsteil bei der „ Sage One – Finanzen und Buchhaltung“? Das ist ein Thema, was ich Ihnen jetzt zur Verfügung stellen möchte, was ich Ihnen jetzt hier vorstellen möchte:

„Bankkontenabgleich“ ist das Stichwort und das ist eigentlich eine sehr zentrale Funktion von „Sage One – Finanzen und Buchhaltung“. Und hier schließt sich auch so ein bisschen wieder der Kreis, von dem was ich eben erzählt habe. Wir haben eben bei der Anlage von neuen Kunden im Kontaktformular gesehen, dass BIC und IBAN mit zu pflegen sind. BIC und IBAN sind eben eindeutige Marker, die vom Programm wieder erkannt werden. Und das Programm macht dann selbständig Vorschläge für eingängige Zahlungen oder eben abgängige Zahlungen von meinem Konto. Die Vorschläge, die das Programm dann gemacht hat, können wir eigentlich hier sehr schön an diesem Ampelsystem ablesen.

Das heißt hier ist ein eindeutiger Marker erkannt worden, nachdem Max Mustermann mit BIC und IBAN hinterlegt ist in unseren Kontaktdaten, erkennt das Programm, dass hier der Betrag von 100€ eben in dieser Rechnung hier verpackt worden ist und eben als Buchung hier geführt wird.

Wir haben die Möglichkeit, jetzt diese Zuordnung einfach so zu glauben und zu speichern, sich Details anzeigen zu lassen oder aber die Zuordnung zu löschen, weil sie eben fehlerhaft ist. Die letzte Kontrolle haben also am Ende immer noch Sie!

Sie sehen den aktuellen Kontostand seit dem letzten Abgleich mit Ihrem Bankkonto. Der letzte Kontostand liegt bei knapp 1200€. Laut Buchführung haben wir ein Minus von 341,93€, das heißt, es sind eben viele Eingangsrechnungen da, die noch zu verbuchen sind, damit wir eben dieses Delta zwischen dieser Zahl und dieser Zahl hier auffüllen.

Sie können die Einträge dementsprechend sortieren. Ich habe jetzt hier einfach mal eine Übersicht von einigen Einträgen drin. Sie sehen, ich bin ein bisschen schluderig gewesen. Wahrscheinlich wird das bei Ihnen alles ein bisschen aufgeräumter aussehen. Ich habe hier noch einiges weg zu buchen. Sie werden da sicherlich, ich sage mal fünf bis zehn Minuten in der Woche auf jeden Fall alles wegbuchen können und haben dann einfach eine schöne Übersicht und einen etwas aufgeräumteren Bankkontenabgleich als ich das hier habe.

Nehmen wir uns als Beispiel mal einfach hier diese Telekom Rechnung. Auch hier, Sie sehen es an der grünen Markierung, ist ein eindeutiger Marker erkannt worden. Der Betrag von 75€ ist zu entrichten und Sie können jetzt hier einfach die Details anzeigen. Sie sehen, es geht um die Telefonrechnung auf dem Buchungskonto „Telefon“. Wird automatisch erkannt. Es geht um eine Telefonrechnung zum Preis von 75€, das ist also der Preis, der auf der Rechnung wieder zu finden sein sollte. Passt soweit! Und Sie können die Zuordnung speichern. Das zeige ich Ihnen hier. Ein Klick und das Ganze wird als „erfolgreich“ verbucht hier auch mit aufgeführt. Sie sehen, wir haben dann jetzt hier diesen Betrag hier wieder verändert.

Dito geht das natürlich auch für die nicht erkannten Rechnungen. Also hier zum Beispiel, bei einer roten Markierung ist kein eindeutiger Marker hinterlegt, das heißt also, ich muss jetzt händisch ran. Ich kann auf zwei Arten jetzt im Prinzip mit dieser ja noch nicht erkannten Buchung umgehen. Ich kann hier eine Kurzbeschreibung vergeben, die ist dann aber Pflicht und hier händisch ein Buchungskonto wählen, sowie auch einen Steuersatz. Ist eben eine Möglichkeit, wenn man es etwas detailierter auf splitten möchte, kann man eben noch ein Beleg zu ordnen oder eben eine Rechnung erfassen.

Beleg Zuordnung zeige ich Ihnen einmal: Können Sie dann hier direkt aus diesem Portfolio heraus suchen. Sie haben gesehen, es geht um die Rechnung von Peter Puseler vom 01.01. über 600€, das ist also die RE64. Sie haken das an, speichern es ab und der Beleg ist hinterlegt. Weg ist die Rechnung. Wunderbar! So schnell und einfach kann es gehen, weil der Rest ja schon hinterlegt war, ist jetzt alles mit abgespeichert worden. Und wieder hier, Sie sehen es, Kontostand laut Buchführung, wir sind im Plus mittlerweile!

Über die Zeit bucht man dann eben die kompletten Datensätze noch weg. Sie sehen, das ist das Delta, was noch zu füllen ist und wir werden dann natürlich auch da raus kommen. Das heißt also wie gesagt, wir wollen ja noch hier von diesen 183,07€ auf knapp 1200€ kommen und das gelingt uns eben, wenn wir hier Buchung für Buchung durchführen.

Sie sehen aber, mit ein paar Klicks ist das Ganze gegessen und so einfach ist es eben auch für Sie am Ende des Tages. Eine wunderbare Angelegenheit, die Ihnen den Rücken freihält, für Ihr Tagesgeschäft. Und Sie brauchen sich eben nicht mehr darauf zu konzentrieren, da viel Zeit zu verschwenden mit der Buchhaltung, wie Sie es vielleicht bisher noch getan haben, sondern Sie können sich wirklich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich aufs Geld verdienen, statt aufs Geld Wegbuchen hier zu verstehen.

Was haben wir gesehen? Innerhalb von ein paar Minuten habe ich Ihnen  jetzt gezeigt, einmal wie schnell und einfach der Einstieg in das Programm ist, wie komfortabel Sie Kontakte anlegen, Rechnungen und Angebote erstellen können. Natürlich auch Rechnungen designen können.

Wir haben gesehen, wie komfortabel der Abgleich der Buchhaltung letzen Endes funktioniert, über den Bankkontenabgleich und was die Vorteile ganz einfach sind von der sweet „Sage One  – Finanzen und Buchhaltung“. Wir haben eine wunderbare Übersicht über alles, und zwar von unterwegs, dadurch dass es eben keine lokale Installation erfordert, haben Sie Ihre Buchhaltung, ich sage immer gerne, überall und immer dabei. Und sind da eben auch Plattform unabhängig.

Ich sage es also noch einmal: über PC, über Mac oder ein Android Gerät, alles machbar, solange Sie eine Internetverbindung und einen funktionierenden Browser haben.

Ich hoffe, Ihnen hat dieses Screencast ein bisschen gefallen und hat Ihnen Lust gemacht, das Produkt auch endlich mal selbst auszuprobieren. Wir werden weiterhin regelmäßig Webinare zu genau diesen Themen, also entweder Angebotserstellung mit „ Sage One“ oder eben auch zu „Sage One –Finanzen und Buchhaltung“  halten. Sie haben dann die Möglichkeit natürlich auch im Live-Webinar Rückfragen zu stellen, auf die wir dann gerne reagieren.

Bis dahin haben Sie natürlich die Möglichkeit, sich über „ Hilfe und Ideen“ hier an uns zu wenden. Sie erreichen unseren Support hier eben wie gesagt per Mail und ich würde mich freuen, wenn ich Sie dann demnächst im Webinar begrüßen darf.

Ciao Tschüss für den Moment, vielen Dank für Ihr Interesse und hoffentlich bis bald im Webinar!     Ihr Benedikt Spieker

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