Kunde versäumt Zahlungsziel – wie verhalten Sie sich richtig?

4 years ago

Das Rechnungsschreiben gehört zum Alltag eines jeden gewerblichen Unternehmers und Freiberuflers. Während die meisten Rechnungen fristgerecht gezahlt werden, kommt es leider immer wieder vor, dass ein Kunde ein gesetztes Zahlungsziel versäumt. Je nach Rechnungshöhe kann dies weitreichende Folgen für Unternehmen und Agenturen haben. Verständlich also, dass diesen daran gelegen ist den ausstehenden Rechnungsbetrag schnellstmöglich zu erhalten. Leider liegen die Hintergründe der nicht erfolgten Zahlung durch den Kunden im Regelfall im Dunkeln. Wie also verhält man sich gegenüber einem säumigen Kunden richtig? Die Antwort auf diese Frage ist keine leichte. Sie setzt eine schwierige Gratwanderung aus Freundlichkeit, Verständnis und Bestimmtheit voraus.

Keine Brücken verbrennen – Ein sensibler Umgang mit Schuldnern lohnt

Die Gründe für das Versäumen eines Zahlungsziels könnten unterschiedlicher kaum sein. Prinzipiell sind drei Szenarien denkbar:

1. Der Schuldner hat die Veranlassung der Zahlung schlicht vergessen oder es kam zu einem bedauerlichen internen Fehler, der die Zahlung verzögert hat.
2. Der säumige Kunde hat mit ernsthaften finanziellen Schwierigkeiten zu kämpfen und ist derzeit nicht imstande den vollen Rechnungsbetrag zu begleichen.
3. Der Kunde weigert sich – aus welchen Gründen auch immer – zur Zahlung des Rechnungsbetrags.

Lediglich Punkt 3 legt es nahe den Rechtsweg zur Eintreibung der ausstehenden Schulden unverzüglich voll auszuschöpfen. Trifft Punkt 1 und 2 zu, bringt ein zu harsches und unüberlegtes Vorgehen seitens des Gläubigers nahezu ausschließlich Nachteile mit sich. Im schlimmsten Fall kann so eine langjährige Geschäftsbeziehung, die vermutlich auch in absehbarer Zukunft fruchtbar verlaufen wäre, nachhaltig geschädigt werden. Bevor Mahnungen verschickt, ein Inkassobüro beauftragt oder Forderungen womöglich sogar gerichtlich geltend gemacht werden, empfiehlt es sich daher mit dem Schuldner freundlich Kontakt aufzunehmen. Das kurzentschlossene, irreversible Verbrennen von Brücken nützt in der Regel keinem der beteiligten Akteure.

So gehen Sie mit säumigen Kunden um

Die folgenden Punkte können Ihnen in Ihrer Funktion als Gläubiger dabei helfen Ihre Ansprüche geltend zu machen, ohne die Geschäftsbeziehung zu ihren säumigen Kunden nachhaltig zu schädigen:

  • Kommunikationswege ausschöpfen: Der erste Schritt auf dem Weg zur Klärung einer Zahlungsverzögerung ist der Kontakt mit dem entsprechenden Kunden. Die Kommunikation kann sowohl telefonisch als auch schriftlich erfolgen. Nur so lassen sich die Gründe für die Versäumung des Zahlungsziels herausfinden.
  • Sachlich und freundlich bleiben: Die Kontaktaufnahme sollte sowohl sachlich als auch freundlich verlaufen. Unterstellungen, dass der säumige Kunde die ausstehende Rechnung bewusst und böswillig nicht zahlt, helfen niemandem weiter.
  • Alternative Zahlungswege suchen: Sollte sich herausstellen, dass ein Kunde in finanzielle Schwierigkeiten geraten ist, kann es sich lohnen über alternative Zahlungswege nachzudenken. Neben einer Verlängerung der Zahlungsfrist kann etwa auch eine Ratenzahlung eine Option sein, mit der Schuldner und Gläubiger gleichermaßen Leben können. Das so gezeigte Verständnis wird von Kunden in der Regel honoriert, wenn es wirtschaftlich wieder aufwärts geht.
  • Auf Formulierungen achten: Sollten Zahlungserinnerungen oder Mahnungen ausgestellt werden, gilt es ein neues Zahlungsziel eindeutig festzulegen. Formulierungen wie „1. Mahnung“ können zu weiteren Missverständnissen führen, legen sie doch den Schluss nahe, dass weitere Mahnungen folgen werden und die angegebene Zahlungsfrist keineswegs endgültig ist.

Erst wenn sich im Laufe der Kommunikation herausstellt, dass ein Kunde trotz Liquidität nicht bereit ist zu zahlen, ist es an der Zeit ein Inkassobüro zu beauftragen oder die eigenen Ansprüche direkt gerichtlich geltend zu machen.

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