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7 Tipps für gute Auswertungen – Warum brauche ich sie, wie sollten sie aussehen?

in 9 months ago
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Gute Auswertungen sind das A und O für eine erfolgreiche Unternehmensführung. Nur über entsprechende Berichte lässt sich der Überblick über alle Vorgänge und Prozesse in einem Unternehmen bewahren und bei Bedarf entsprechend auswerten. Mirko Behnken von Kontool verrät die wichtigsten Tipps für gute Auswertungen.

Wozu eigentlich Berichte und Auswertungen?

Viele Unternehmen fangen mit einer guten Idee an, entwickeln das Produkt oder die Dienstleistung und machen damit berechtigterweise Umsatz. Zu diesem Zeitpunkt dreht sich alles um diesen „Umsatzbringer”. Spätestens nach dem ersten Verkauf werden dann eigene Rechnungen geschrieben und beglichen. Es müssen Visitenkarten angeschafft werden, man braucht ein Telefon, eine entsprechende IT-Ausrüstung etc., der „Papierkram” wächst.

Als Einzelunternehmer und in der Startphase sind diese Dinge noch relativ einfach und ohne übermäßigen bürokratischen Aufwand zu erledigen. Mit Hilfe eines Steuerberaters wird beispielsweise das Buchen und die Buchhaltung in die Hände eines Experten ausgelagert, oder aber es wird eine effektive Buchhaltungssoftware für diese Vorgänge eingesetzt.

Irgendwann aber ist der Zeitpunkt erreicht, an dem das Unternehmen dankbarerweise wächst. Dies bedeutet natürlich zuallererst wohlverdienten Erfolg für den Gründer des Unternehmens. Jetzt wird aber auch mehr Personal benötigt und ehemals einfache Vorgänge, die zuvor durch den „Chef” noch selbst erledigt werden konnten, werden zu komplexen Prozessen.

Wie behält man als Unternehmer jetzt noch den Überblick über alle wichtigen Entwicklungen? Wie kann man auch Externe, wie Banken oder Förderstellen einfach, schnell und richtig informieren? Die Antwort ist relativ einfach: Durch ein effektives Berichtswesen. Wie muss das aber aufgebaut sein?

Die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Berichtswesen

  1. Das Berichtswesen richtet sich nach dem Empfänger. Der Autor des Berichtes muss wissen, was der Empfänger erwartet und den Bericht so gestalten, wie es für den jeweiliegn Empfänger nötig ist. Bei Unsicherheiten, was genau von Ihnen erwartet wird, haken Sie einfach nach. Fragen Sie z.B. Ihre Bank, was diese von Ihnen erwartet und wie die benötigeten Daten aufbereitet sein müssen.
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  3. Erstellen Sie einen allgemeingültigen Standard für Ihre Berichte. Der Aufbau des Berichtes sollte immer gleich sein, die Kennzahlen darin können dann – je nach Empfänger – geändert werden. Behalten Sie diesen Aufbau über einen möglichst langen Zeitraum bei, so lassen sich viele Dinge automatisieren.
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  5. Nutzen Sie keine Kennzahlen, die Sie nicht auch erklären. Dieses ist wichtig, damit der Leser den entsprechenden Nutzen aus dem Bericht ziehen kann und nicht mit uninterpretierbaren Zahlenreihen alleingelassen wird.
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  7. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutzen Sie Bilder und Grafiken, um die Situation darzustellen. Nutzen Sie beispielsweise. ein Thermometer, um in einer Fieberkurve die Gesamtlage des Unternehmens darzustellen.
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  9. Nutzen Sie Farben! Stellen Sie beispielsweise Trendabweichungen mit roten oder grünen Pfeilen dar. Bitte beachten Sie aber, dass der Bericht nicht einfach nur „schön bunt” wird. Damit ist auch niemanden geholfen. Farbige Markierungen müssen Sinn und Zweck haben, sie sollen keine Accessoires sein.
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  11. Das Berichtswesen sollte nicht nur in die Vergangenheit zeigen, sondern auch die Zukunft betreffen. Dies kann durch eine sinnvolle Planung entsprechend gestaltet werden.
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  13. Nutzen Sie professionelle Werkzeuge. Automatisierte Ist-Daten, Vergleiche mit Vorperioden etc. und automatisierte Berechnungen sind mit professionellen Werkzeugen wesentlich einfach zu erstellen als beispielsweise in Excel. Denn auch hier gilt: Stecken Sie nicht mehr Zeit in Ihr Berichtswesen als nötig. Außerdem können sich in selbsterstellten Excel-Arbeitsmappen Fehler einschleichen, die in professionellen Werkzeugen so nicht vorkommen.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass ein gutes Berichtswesen für den Empfänger einfach und verständlich mit der richtigen Botschaft dargestellt werden sollte, schnell mit Daten versorgt werden kann und sicher vor nachträglichen Veränderungen sein muss.

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