Der Sieben-Punkte-Plan für eine korrekte Lohnabrechnung

Arbeitgeber müssen bei der Abrechnung von Löhnen und Gehältern etliche gesetzliche Vorgaben beachten. Demnach ist ein Arbeitgeber gemäß § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in verständlicher Textform auszuhändigen. Zweck dieser Bescheinigung ist es, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, die Zusammensetzung seines monatlichen Salärs nachzuvollziehen und zu überprüfen.

Aus diesem Grund enthalten Lohn- und Gehaltsabrechnungen eine Vielzahl von Informationen, die einen genauen Überblick über die relevanten Posten liefern. Dazu zählen Anmerkungen über den Abrechnungszeitraum, über die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstigen Vergütungen sowie Angaben zu Abzügen, Abschlägen und Vorschüssen. Hinzu kommen einige Basisdaten über Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die ebenfalls in eine korrekte Lohnabrechnung gehören. Wichtig: Als Arbeitgeber haften Sie nach § 42d ESTG für die fehlerfreie Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer.

Die Verpflichtung zur Erstellung einer Lohnabrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten Abrechnung nicht verändert haben. In der folgenden Aufstellung erfahren Sie, welche Punkte Sie bei der künftigen Berechnung von Löhnen und Gehältern Ihrer Mitarbeiter unbedingt berücksichtigen sollten.

1. Basisdaten zu Firma und Mitarbeiter

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Dessen Versicherungsnummer
• Datum des Beschäftigungsbeginns bzw. des Beschäftigungsendes
• Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
• Lohnsteuerklasse, ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge, der Kirchensteuerabzug sowie Steuerfreibetrag und Steuerhinzurechnungsbetrag nach Jahr und Monat und die Steueridentifikationsnummer
• Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
• Ggf. die Angabe über einen Beitragszuschlag für Kinderlose

2. Komplett berechnet und bis ins Detail aufgeschlüsselt

Das Beispiel zeigt, welche Positionen eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung enthalten sollte.

Bruttoeinkommen minus:

• Steuerabzüge
• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Solidaritätszuschlag
• Sozialabgaben Arbeitnehmer, also gesetzliche Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung
• Nettogehalt

Arbeitgeberanteil

• Bruttogehalt
• Gesetzliche Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Insolvenzzulage
• Umlageverfahren U1
• Umlageverfahren U2
• Summe

3. Was Sie zum Thema Versicherung wissen sollten

• Die Versicherungspflicht des Mitarbeiters prüfen und ihn bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse an- bzw. abmelden.
• Die Anmeldung muss mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag erfolgen.
• Das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung müssen Sie mit der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätesten innerhalb von sechs Wochen nach der Beendigung melden.
• Um am automatisierten Meldeverfahren zur Sozialversicherung teilnehmen zu können, brauchen Sie eine Betriebsnummer.
• Für Mitarbeiter, die noch keine Versicherungsnummer haben, müssen Sie diese bei der Krankenkasse beantragen. Der Rentenversicherungsträger vergibt daraufhin die Versicherungsnummer sowie den Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers.

4. Die Besonderheiten der Sozialversicherung

• Entsprechend der gültigen Beitragssätze berechnen Sie die Sozialabgaben für die Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung.
• Die Beiträge werden in ihrer voraussichtlichen Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem der Arbeitsverdienst erzielt wird. Sollte nach der endgültigen Abrechnung ein Restbetrag verbleiben, so müssen Sie diesen zum nächsten Fälligkeitstermin überweisen.
• Informieren Sie die Sozialversicherung über eventuelle Unterbrechungen.
• Für jeden Mitarbeiter, der am 31. Dezember versicherungspflichtig bei Ihnen angestellt ist, müssen Sie eine Jahresmeldung mit den Beschäftigungszeiten sowie der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen. Letzter Termin dafür ist der 15. April des kommenden Jahres.

5. Sonderfall Unfallversicherung

Bitte melden Sie alle Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft an.

6. Was es mit der Lohnfortzahlung auf sich hat

• Erkrankt einer Ihrer Mitarbeiter, so müssen Sie in der Regel in den ersten sechs Wochen sein Gehalt weiter zahlen.
• An diesem sogenannten Umlageverfahren U1, das sich auf die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bezieht, nehmen alle Firmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.
• Unabhängig von der Betriebsgröße nehmen sämtliche Arbeitgeber zudem am Umlageverfahren U2 teil, das die Mutterschaftsaufwendungen regelt.
• Die Zahlung der Vergütung sollten Sie stets pünktlich leisten.

7. Mindestlöhne beachten

Seit 2015 gilt das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns in Deutschland, der seit 2019 bei 9,19 € steht. Denken Sie daran, die für Ihre Branche vereinbarten Mindestsätze einzuhalten.