Blogparade: Die größten Fehler in der Buchhaltung

in 1 year ago
Sage Blogparade

Angehende Gründer und Startups haben einen steinigen Weg vor sich: von der Idee zur Gründung, bis hin zum ersten Kunden. Welche Anfängerfehler können Sie vermeiden? Was geht oft schief? Um Träumer und Macher zu unterstützen und ein wenig Hilfestellung zu geben, haben wir zu einer Blogparade aufgerufen. Der erste Post in dieser Reihe ist von Sage One Produktmanager Jakob Schlademann und beschäftigt sich mit den häufigsten Anfängerfehlern bei der Buchhaltung.

Das Geschäft läuft an, die ersten Aufträge sind gewonnen und Rechnungen geschrieben. Wie sieht es jetzt eigentlich mit der Buchhaltung aus? Was vergessen Gründer und Startups gerne oder machen immer wieder falsch? Wir haben die 5 größten Fehler hier zusammengetragen, die uns immer wieder auffallen:

1. Zettelwirtschaft

Der Klassiker: Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Verträge werden unsortiert auf einem Stapel auf dem Schreibtisch oder in einem Karton „abgelegt“ und deren Bearbeitung auf das Wochenende vor der Steuererklärung vertagt. Wenn es dann soweit ist, fehlen wichtige Unterlagen oder können Rechnungen nicht mehr nachvollzogen werden. Gründer und Startups sollten sich diesen Stress und Nerven sparen und lieber direkt korrekt ihre Unterlagen chronologisch ablegen und am besten schon verbuchen. Mit Online-Lösungen geht das zum Teil schon flexibel vor Ort beim Kunden. Der Beleg kann dann direkt mit an die Buchung angefügt werden, damit auch alles GoBD-konform ist. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ regeln die korrekte Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente, wie Informationen elektronisch gespeichert werden und wer hierfür verantwortlich ist.

2. Prokrastination: Wer zu spät kommt…

…den bestraft das Finanzamt! Die Zettelwirtschaft schlägt im schlimmsten Fall preislich doppelt zu Buche. Zum einen beim Steuerberater, der sich durch das Chaos wühlen und oft nachfragen muss, was den Gründer nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet. Zum anderen kann das Finanzamt bei einer verspäteten Abgabe Säumniszuschläge fordern. Mit einem festen regelmäßigen Termin im Kalender, zu dem man das Gröbste schon erledigt hat, kann man die Nerven schonen und Geld sparen. Hier ist Disziplin gefragt aber s zahlt sich direkt aus.

3. Auf Beratung verzichten

Viele Gründer und Startups wollen vor allem eins: Ihr Geschäft zum Laufen bringen und groß rauskommen. Das begrenzte Budget wird selbstverständlich in die Verbesserung des eigenen Produkts oder Dienstleistung gesteckt. Geld für einen Steuerberater oder einem Kurs zum Thema Buchhaltung werden oft eingespart. Zwar gibt es Buchhaltungssoftware, die auf die Bedürfnisse von Anfängern zugeschnitten ist, aber nichtsdestotrotz ist ein bestimmtes Maß an Grundkenntnissen wichtig. Durch Unwissen rinnt Startups das begrenzte Geld durch die Finger, von dem sie dachten es ohne Steuerberater einsparen zu können. Buchungen gehen schief, Steuervorteile werden nicht ausgelotet und am Ende droht bei zu großem Chaos eine Betriebsprüfung. Mittlerweile gibt es aber auch einfache Angebote, die das Gründerbudget schonen.

4. Unvollständige Buchungen

Selbst wenn sich ein Startup für eine Buchhaltungslösung entschieden hat, fallen manche Dinge durch das Raster. Da der Wechsel zu einer Software und der Start eines Unternehmens oft nicht direkt parallel vorgenommen werden, müssen vorherige Rechnungen und Buchungen des Geschäftsjahrs in einer Eröffnungsbuchung mit erfasst werden. Das ist zwar anfangs etwas Arbeit, spart am Ende des Jahres aber Zeit. Aus Bequemlichkeit oder Unwissenheit wird das gerne vergessen und holt Startups am Ende doch wieder ein.

5. Privates und Geschäftliches vermischen

Als Gründer ist man oft eine „One-Man-Show“: Für alles immer zuständig und quasi ohne Feierabend. Privates und Geschäftliches vermischen sich dadurch ganz selbstverständlich. Das Abendessen mit der Familie am Sonntag oder zu offensichtliche regelmäßige „Geschenke an Geschäftsfreunde“ dürfen dadurch aber trotzdem nicht aufs Geschäft gebucht werden. Solche Versuche, Buchungen ins Geschäft zu schmuggeln, fallen oft direkt auf und können im Falle einer Prüfung als Steuerhinterziehung gebrandmarkt werden. Auch haben Gründer oft nur ein Konto für Geschäft und Privates. Davon ist besonders abzuraten, da es für sie zu doppelter Arbeit führt. Die Privatausgaben auf dem Konto müssen dann auch als solche extra verbucht werden, damit der Saldo des Geschäftskontos stimmt. Gründer sollten sich diese zusätzliche Arbeit lieber sparen und ein separates privates Konto anlegen.

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