Falsch gestellte Rechnungen korrigieren

Unternehmer sind dazu verpflichtet, für erbrachte Leistungen eine Rechnung zu erstellen. Dabei kann es zu Schreibfehlern, zu falsch berechneten Rechnungsbeträgen, zu Ungenauigkeiten oder nachträgliche Änderungen kommen. In den meisten Fällen lassen sich jedoch durch den Aussteller Rechnungen korrigieren.

Rechte des Kunden

Bei einer unkorrekten Rechnungslegung hat der Kunde das Recht auf eine neue, korrigierte Rechnung.

Falsche oder fehlerhafte Pflichtangaben

Bei Ungenauigkeiten oder Tippfehler etwa beim Namen oder der Anschrift des Rechnungsempfängers muss die Rechnung nicht berichtigt werden, wenn die Pflichtangaben nicht sinnentstellt sind. Bei falschen Pflichtangaben etwa hinsichtlich des Steuersatzes, des Steuerbetrages oder des Rechnungsbetrages hingegen ist die Rechnung unkorrekt und muss korrigiert werden. Es muss jedoch keine völlig neue Rechnung erstellt werden. Ausreichend ist es, in einem neuen Dokument die unzutreffenden oder fehlenden Angaben zu korrigieren und auf die falsche Rechnung mit Angabe des Rechnungsdatums und der Rechnungsnummer zu verweisen. Fehlen Pflichtangaben oder sind diese falsch, ist es nicht möglich, die Vorsteuer aus dieser Rechnung abzuziehen, solange keine berichtigte Rechnung vorliegt. Ob der Vorsteuerabzug rückwirkend zum Zeitpunkt der ursprünglichen Lieferung erfolgen darf oder erst dann, wenn die korrigierte Rechnung vorliegt, ist umstritten. Einige Finanzgerichte lehnen eine Rückwirkung ab.

Vergessener Rechnungsposten

Wurde auf der Rechnung ein Posten vergessen, so lässt sich dies jederzeit – innerhalb der Verjährungsfrist – mit einer weiteren Rechnung nachholen. Möglich ist auch nach Rücksprache mit dem Kunden eine Korrektur der ursprünglichen, zu niedrigen Rechnung.

Vertrauensschutz bei eingehender Prüfung

Hat der Rechnungsempfänger die Rechnung sorgfältig geprüft und alles unternommen, was vernünftigerweise von ihm verlangt werden kann, dann genießt er für die „vollständige“ Rechnung Vertrauensschutz. Er darf auf die Rechtmäßigkeit der Rechnung vertrauen, wenn er sie nach eingehender Prüfung für ordnungsgemäß hält.

Falscher Rechnungsbetrag

Enthält die Rechnung den falschen Betrag, etwa weil der Kunde infolge der Leistungsreklamation einen anderen als den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag bezahlt hat, ein Sonderpreis nicht berücksichtigt oder ein nachträglicher Rabatt gewährt wurde, ist eine Korrektur unter gleicher Rechnungsnummer nur möglich, wenn der ursprüngliche Rechnungsbetrag buchhalterisch noch nicht erfasst wurde. Ist der falsche Rechnungsbetrag bereits verbucht, dann muss diese Rechnung storniert und eine neue, geänderte Rechnung ausgestellt werden. Hierbei empfiehlt sich, in der Betreffzeile darauf hinzuweisen, dass die alte Rechnung aufgehoben wurde.

Zu niedriger oder zu hoher Steuerausweis

Wir die Steuer zu niedrig ausgewiesen, muss der Freelancer an das Finanzamt den tatsächlichen Steuerbetrag abführen, der Rechnungsempfänger kann jedoch nur den auf der Rechnung ausgewiesenen niedrigen Steuerbetrag als Vorsteuer geltend machen. Weist der Freelancer als Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer aus, dann muss er diese auch an das Finanzamt abführen. Wird die Steuer zu hoch ausgewiesen, dann schuldet der Rechnungsempfänger zwar die höhere Steuer, kann sie aber nicht als Vorsteuer abziehen. Eine Korrektur der Rechnung ist in allen Fällen möglich.