Kassennachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt prüfen

1 month ago
Kassennachschau

Arbeiten Sie mit einer elektronische Registrierkasse oder einem PC-gestützten Kassensystem? Verwenden Sie ein Taxameter? Oder verwalten Sie Ihre Einnahmen in einer Geldkassette bzw. einer offenen Ladenkasse? Dann könnte Ihnen unangekündigter Besuch ins Haus stehen! Ab sofort sind die Finanzbehörden nämlich berechtigt, Ihre Kassenführung zu überprüfen. Kassennachschau auch ohne vorherige Anmeldung!

Das neue Gesetz gilt seit 1. Januar 2018

Der Grund dafür ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“, besser bekannt als Kassengesetz. Es ist seit 1. Januar 2018 in Kraft und berechtigt den Fiskus zur so genannten Kassennachschau. Und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße. Damit gilt die neue Regelung auch für Gründer und Startups. Ziel ist es, Betrug und Steuerhinterziehung vorzubeugen bzw. aufzudecken.

Ihre Pflichten als Unternehmer

Soweit die Theorie. Doch was müssen Sie konkret vorweisen, wenn das Finanzamt an Ihre Geschäftstür klopft? Zunächst sollten Sie dem Steuerbeamten Zugang gewähren – und zwar nicht nur zu Ihren Betriebsräumen, sondern insbesondere zu Ihrem Kassensystem. Bei elektronischen Lösungen bedeutet das in der Regel, dass Sie die relevanten Informationen vor Ort abrufen und entweder auf einem externen Datenträger bereitstellen oder digital übermitteln. Zudem müssen Sie dem Prüfer auf Wunsch die Bedienungs- bzw. Programmieranleitung Ihrer Kasse vorlegen.

Vorsicht bei älteren Kassen

Vorsicht ist bei älteren Kassensystemen geboten. Häufig entspricht ihre Dokumentation nicht den aktuellen Anforderungen. Laut Gesetzgebung müssen Sie für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzeichnen (sog. Einzelaufzeichnungspflicht).Erfüllt Ihre Kasse diese Vorgabe nicht, sollten Sie sie nachrüsten oder durch eine neue ersetzen. Heben Sie die alten Aufzeichnungen aber in jedem Fall auf. Schließlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Lässt sich das alte Gerät nicht auslesen, müssen Sie die ganze Kasse aufbewahren.

Kassennachschau bei offenen Ladenkassen

Bei einer offenen Ladenkasse müssen Sie mit einem Kassensturz rechnen. Das Ergebnis wird anschließend mit den Kassenberichten der Vortage verglichen. An dieser Stelle lauert eine große Gefahr: Sie müssen Ihre Bareinnahmen – ähnlich wie beim Fahrtenbuch – chronologisch dokumentieren. Und zwar in unveränderbarer Form. Das bedeutet: Ein Excel-Bericht widerspricht dieser Aufzeichnungspflicht, da Sie ihn nachträglich manipulieren könnten. Diese Regelung ist nicht neu, wird aber in Folge der Kassennachschau künftig strenger kontrolliert werden. Verfassen Sie Ihre Kassenberichte daher entweder handschriftlich, zum Beispiel in Buchform, oder mit einer speziellen Software. Nur so erfüllen Sie die formalen Kriterien.

Was das Finanzamt darf – und was nicht

Das Finanzamt darf zwar unangekündigt zur Kassennachschau kommen, dennoch gelten einige Rahmenbedingungen. So muss sich der Amtsträger ausweisen. Nach bisherigem Kenntnisstand benötigt er dafür seinen Dienstausweis sowie ein Schreiben, das ihn ausdrücklich zur Prüfung Ihrer Unterlagen berechtigt.

Achtung: Der Prüfer kann auch als Kunde getarnt zu Ihnen kommen und den Kassenvorgang zunächst inkognito in Augenschein nehmen. Bevor er mit der Prüfung beginnt, muss er sich aber eindeutig zu erkennen geben.

Die Kassennachschau darf zudem nur während der üblichen Geschäftszeiten stattfinden. Also bei einem Friseursalon beispielsweise nicht am Sonntag und im Einzelhandel nur zwischen 8 und 20 Uhr. In der Gastronomie ist eine Prüfung allerdings auch an Feiertagen möglich.

In der Regel beschränkt sich die Prüfung auf die Betriebsräume und dort explizit auf den Kassenbereich. Eine sonstige Begehung oder gar Durchsuchung Ihres Geschäfts ist nicht Teil der Kassenschau. Auch zu Ihnen nach Hause darf der Steuerbeamte nicht kommen. Es sei denn, es besteht Verdunklungsgefahr.

Unser Tipp: Sorgfalt schützt vor Konflikten

Wenn Sie sorgfältig arbeiten und alle Ein- und Ausnahmen centgenau dokumentieren, müssen Sie auch vor dem neuen Kassengesetz keine Angst haben. Denken Sie daran: Keine Buchung ohne Beleg, keine Eintragungen mit Bleistift und keine Änderungen mit TippEx. Eine softwaregestützte Lösung kann Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen und Sie nachhaltig unterstützen. Zudem sind Sie auf diese Weise immer auf der sicheren – und gesetzeskonformen – Seite.