Mahnungen schreiben – So bekommen Sie Ihr Geld

1 year ago

Fast jeder Unternehmer dürfte schon einmal in dieser Situation gewesen sein: Eine Leistung wurde korrekt erbracht, die Rechnung ist versandt – und dann geschieht weiter nichts. Da Sie und Ihr Unternehmen auf die Begleichung der Rechnungen angewiesen sind, gilt es jetzt, die nicht beglichene Rechnung mittels einer Mahnung in Erinnerung zu bringen. Doch wie sollte eine korrekt formulierte Mahnung aussehen?

In Verzug bringen

Unter einer Mahnung versteht man die Aufforderung eines Gläubigers an einen Schuldner, eine geschuldete Leistung zu erbringen – in unserem Fall wird daran erinnert, eine noch offene Rechnung zu begleichen. Zweck der Mahnung ist es aber vor allem, den säumigen Kunden durch die Mahnung in Verzug zu bringen und so eine schnelle Zahlung zu erreichen.

In Verzug gerät ein Schuldner, wenn

  • der von Ihnen in der Rechnung genannte Zahlungstermin nicht eingehalten wird
  • Sie die fällige Rechnung anmahnen
  • die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 30 Tagen ohne Zahlungseingang verstreicht. Diese Frist gilt automatisch für Unternehmen, Verbraucher jedoch müssen auf diese Frist in der Rechnung ausdrücklich hingewiesen werden, damit diese greifen kann.

Ist der Schuldner in Verzug gebracht, können nun Verzugszinsen angedroht werden, ebenso wie der Ersatz von Verzugsschäden oder die Kosten für die Rechtsverfolgung, also beispielsweise Mahn- oder Anwaltskosten.

Auch wenn ein Mahnschreiben nicht immer erforderlich ist, um Ihren Schuldner in Verzug zu bringen, empfiehlt es sich in Ihrem eigenen Interesse, eine Mahnung schriftlich auszustellen – so ist gewährleistet, dass die Mahnung den Schuldner auch erreicht und Missverständnisse, wie z. B. eine nicht zugestellte oder verlorene Rechnung, ohne größeren Aufwand geklärt werden können.

Mahnschreiben – wie oft sollte man sie ausstellen?

Entgegen der allgemeinen Vorstellung ist es nicht notwendig, einen Schuldner mehrmals mit einer Mahnung an die fällige Rechnung zu erinnern. Es hat sich im Geschäftsleben jedoch etabliert, drei Mahnschreiben zu versenden. An diese Gepflogenheiten sollten Sie sich halten.

Um Klarheit zu schaffen, worauf genau die zugestellte Mahnung sich bezieht, sollten Sie immer Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag und gegebenenfalls die Fälligkeit der ursprünglichen Rechnung in Ihrem Schreiben angeben.

Mit der ersten Mahnung sollten Sie höflich und freundlich auf den noch offenen Betrag verweisen, am besten mit einer Kopie der Ursprungsrechnung im Anhang. Sie müssen nicht zwingend eine Frist für die Zahlung nennen. Wenn Sie es tun, sollte diese einen angemessenen Zeitraum umfassen.

Ein zweites Mahnschreiben wird deutlicher formuliert und nennt regelmäßig eine Zahlungsfrist von 10-14 Tagen. Es kann für den Fall, dass der Kunde auch diese Mahnung ignorieren sollte, auch bereits auf unangenehme Folgen wie Verzugszinsen verwiesen werden.

In der dritten und letzten Mahnung können Sie klar zum Ausdruck bringen, dass Sie bei weiterer Zahlungsverweigerung nun gerichtliche Schritte einleiten werden, um Ihre Forderung geltend zu machen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Eine Mahnung müssen Sie nicht zwangsläufig als solche bezeichnen. Gerade das erste Mahnschreiben, das man höflich und freundlich formulieren sollte, wird oftmals als Zahlungserinnerung bezeichnet. Wenn sie die entsprechenden formalen Bedingungen erfüllt, ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung – die andere Benennung soll lediglich freundlicher wirken.

Mit einer Zahlungserinnerung sind Sie an keine gesetzliche Form gebunden: Sie können eine solche auch per Mail oder mündlich aussprechen. Diese Form der Erinnerung empfiehlt sich gerade bei Stammkunden – hier reicht oftmals ein kurzes Telefonat, um die Sache zu klären. Falls dieses Mittel seine Wirkung verfehlt: Greifen Sie zu unserer kostenlosen Vorlage. Sie wird Ihnen dabei helfen, die formalen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig den richtigen Ton zu treffen.