Wie sieht ein optimal geführtes Kassenbuch aus?

4 years ago

In einem Kassenbuch werden alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens erfasst – einschließlich möglicher Diebstähle und Unterschlagungen. Den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ zufolge sind alle Geschäftsvorfälle richtig, vollständig, fortlaufend und zeitgerecht zu vermerken – hierzu gehören auch alle Privatentnahmen und Bareinzahlungen. Ungereimtheiten und Nachlässigkeiten bei der Kassenbuchführung können böse Folgen haben, wenn das Finanzamt Aufzeichnungen nicht anerkennt und daraufhin schätzt.

Eine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs besteht immer dann, wenn der Gewinn durch Bilanzierung ermittelt wird und tatsächlich eine Kasse/Tresor etc. vorhanden ist, nicht jedoch wenn der Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (RÜR) ermittelt wird. Doch auch im zweiten Fall ist ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch zu empfehlen, da es auch bei einer Betriebsprüfung mehr Vertrauen erzeugt als Einzelbelege, die in diverse Ordner geheftet wurden.

Was gibt es zu beachten?

Oft werden die Bar-Einnahmen und –Ausgaben handschriftlich in Kassenbücher eingetragen. Dies birgt allerdings die Gefahr, dass Eintragungen vergessen oder nachträglich erfasst werden, wodurch leicht ein Minusbestand entstehen kann. Das Kassenbuch wird leicht unübersichtlich.

Folgende Angaben muss ein Kassenbuch enthalten:

  • Fortlaufende Belegnummer
  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • Betrag der Einnahme oder Ausgabe
  • Steuersatz
  • Umsatz- oder Vorsteuerbetrag
  • Aktueller Kassenbestand

Ob ein fertiges Kassenbuch, selbsterstellte Formulare oder elektronische Kassenbücher bzw. Softwarelösungen genutzt werden, ist egal, solange ein sachverständiger Dritter in der Lage wäre, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu verschaffen. Der SOLL- und IST-Bestand muss jederzeit erkennbar und miteinander vergleichbar sein.

Was sollte vermieden werden?

Bei Verwendung einer Excel-Liste muss beachtet werden, dass alle Änderungen erkennbar und nachvollziehbar sein müssen. Es genügt daher nicht, diese Tabelle nur auf der Festplatte zu speichern, da hier jederzeit und unbemerkt Änderungen gemacht werden können. Hier empfiehlt es sich, die Liste bzw. den Vordruck täglich auszudrucken und zu unterschreiben. Nachträgliche Änderungen sind dann so durchzuführen, dass sie nachvollziehbar sind. Vermieden werden muss eine Unkenntlichmachung der ursprünglichen Eintragung.

  • Keinesfalls darf sich ein negativer Kassenbestand aus den Aufzeichnungen ergeben.

Besonderheiten

Werden Unterkassen, Belege einer Geschäftsreise etc. verbucht, können die einzelnen Belege zusammengefasst und als jeweils eine Position (z.B. „Reisekostenabrechnung“, „Nebenkasse“) in das Hauptkassenbuch eingetragen werden. Dabei sind die Einzelbelege selbstverständlich aufzuheben. Gibt es keinen externen Beleg, so ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

Was ist der Vorteil von webbasierten Lösungen

Die Entscheidung für eine softwareunterstützte Lösung fällt leicht, da die benötigte Software in der Regel für wenige Euro im Monat erhältlich ist. Darüber hinaus erleichtern Eingabehilfen und Plausibilitätsprüfungen die Arbeit, Fehler und Ungereimtheiten werden so vermieden.

Als nächstes stellt sich die Frage, welche Software verwendet werden soll. Eine webbasierte Lösung hat den Vorteil, dass die Daten automatisch gespeichert werden, während dies bei lokal auf dem Rechner installierter Software manuell erfolgen muss. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auf die in einem Rechenzentrum gespeicherten Daten von verschiedenen Standorten aus zugegriffen werden kann, so dass Buchhaltung oder Steuerberater die aktuellen Zahlen direkt online abrufen können. Darüber hinaus steht immer die aktuelle Version zur Verfügung.

Zu beachten sind allerdings die Sicherheits-Standards und die Verschlüsselungstechnologie, um sicherzugehen, dass Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sind. Aus diesem Grund sollte auch ein Rechenzentrum gewählt werden, das seinen Standort hier in Deutschland hat.

Wichtig ist auch, dass das System die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen erfüllt, da ansonsten Gefahr besteht, dass das Finanzamt das webbasierte Kassenbuch nicht anerkennt.

Beachtet man diese Hinweise, dann ist das Führen eines ordnungsgemäßen Kassenbuches unkompliziert – vorausgesetzt, man macht es regelmäßig, am besten täglich.

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