Sage One Kunden im Interview: Unternehmerin Jenny Riedel

in 1 year ago
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Mobile Office Management (MOM) wurde im Juli 2012 von Jenny Riedel als Einzelunternehmen gegründet. Schon bald entwickelte sich MOM zu einem erfolgreichen Unternehmen und damit zu einem starken und verlässlichen Partner für mittelständische Firmen. Sage sprach mit Jenny Riedel über die Anfänge von Mobile Office Management und die Entwicklung des Unternehmens.

Das Interview mit Sage One Kundin Jenny Riedel:

Sophie Müller (Sage One): Der Start in die Selbstständigkeit ist oft nicht leicht. Wie war das bei Ihnen?

Jenny Riedel (MOM): Als ich das Unternehmen gegründet habe, war ich zunächst noch in einer Festanstellung als Partnersekretärin in einer Steuer- und Wirtschaftskanzlei in Berlin tätig. Mir war die Idee gekommen, mich mit Bürodienstleistungen beim Kunden vor Ort selbstständig zu machen. Das habe ich im Nebenerwerb erst einmal aufgebaut, bis nach und nach die Kunden kamen, und ich dann im Vollerwerb einsteigen konnte. Ich habe zu der Zeit alles angeboten, was in den Aufgabenbereich einer Assistentin gehört. Inzwischen bieten wir unsere Dienstleistungen verstärkt auch als virtuelle Assistenz-Tätigkeiten aus der Ferne an. Daran angeschlossen erbringen wir auch Bürodienstleistungen, die zum Beispiel die vorbereitende Buchhaltung betreffen – und so sind wir auch zu Sage gekommen.

Sage One: Welche konkreten Services bieten Sie an?

MOM: Nehmen wir einmal den klassischen Einzelunternehmer oder ein kleines mittelständisches Unternehmen, das vielleicht nur teilweise eine Sekretärin beschäftigt oder eine Krankheitsvertretung benötigt. Das beginnt bei grundlegenden Aufgaben wie E-Mails formulieren, Unterlagen herausschicken, Serienbrieferstellung, Recherchen, Excel-Kalkulationen, PowerPoint-Präsentationen oder auch Reiseorganisation. Wir schreiben auch Rechnungen oder Mahnungen und decken dann auch die vorbereitende Buchhaltung ab. Das heißt, wir bekommen auch schon einmal einen Schuhkarton voller Belege, sortieren diese durch und buchen sie dann entsprechend über Sage oder ggfs. auch ein anderes Programm. Unser Gedanke ist schon, hauptsächlich Sage zu verwenden, weil wir darüber auch die Lohnbuchhaltung erledigen.

Speziell für Trainer und Coaches haben wir ein Trainersekretariat entwickelt. Wir bereiten Seminarunterlagen auf, erstellen Namensschilder, Teilnehmerlisten, Feedbackbögen – alles, was man eben für ein erfolgreiches Training benötigt.

Und alle Unternehmer, die zu Terminen und Besprechungen müssen oder einfach ungestört sein wollen und nicht unbedingt die Mailbox oder den Anrufbeantworter nutzen wollen, können ihr Telefon auf uns umstellen. Wir melden uns so wie vom Kunden gewünscht und nehmen die Informationen auf, die mit dem Kunden abgesprochen wurden.

Sage One: Ihr Arbeitsalltag klingt auf jeden Fall sehr facettenreich.

MOM: Ja, uns wird auf keinen Fall langweilig. Was wir noch anbieten, sind Schulungen im Microsoft-Office-Bereich, Büroorganisation, Zeit- und Selbstmanagement und Prozessoptimierung. Dabei nehmen wir uns die vorhandenen Bürostrukturen vor: Was kann man besser machen? Wie kann man die Arbeitsabläufe optimieren?

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Sage One: Und wie hilft Ihnen Sage One dabei, Ihren Arbeitsalltag zu stemmen?

MOM: Im Moment nutze ich Sage One für die Kunden und die Lohnabrechnung, die ich für uns selber mache. Ich war vorher bei „Sage Einfachlohn“ und habe gesehen, dass es bei Sage auch Finanzbuchhaltung gibt, mit einer DATEV-Schnittstelle, dass es online ist und dass die Kunden direkt darauf Zugriff haben. Das ist super! Im nächsten Jahr werde ich auch mit meiner Buchhaltung zu Sage One wechseln. Bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist es einfach wichtig, dass er die Daten importieren kann.

Sage One: Nutzen Sie Sage One denn auch außerhalb des Büros, wenn Sie unterwegs sind?

MOM: Ich kann sowohl zu Hause arbeiten, als auch im Büro und von überall, wo ich Internet habe. Das ist vielleicht auch so eine Besonderheit an unserem Unternehmen, die ich bislang verschwiegen habe: Wir arbeiten überwiegend mit schwerbehinderten Mitarbeitern.

Sage One: Das ist tatsächlich etwas Besonderes! Wie kam es denn dazu?

MOM: Irgendwann habe ich mich gefragt: Wie kann mein Unternehmen gesund wachsen und wie kann ich gleichzeitig etwas Gutes tun? Was passt zu mir? Und da ich selbst auch schwerbehindert bin, habe ich gedacht: Warum nicht etwas mit Schwerbehinderten machen? Zum einen hat man Fördermöglichkeiten, um das finanzielle Risiko ein bisschen abzumildern, und zum anderen tut man eben etwas Gutes und gibt auch Arbeitnehmern, die auf dem Arbeitsmarkt weniger Chancen haben, eine Möglichkeit für einen festen Arbeitsplatz. Alle unsere Mitarbeiter haben die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten. Sollte es etwa aus gesundheitlichen oder privaten Gründen einmal nicht möglich sein, ins Büro zu kommen, ist das kein Problem.

Sage One: Das ist, denke ich, auch noch einmal ein spezielle Herausforderung, das traut sich nicht jeder zu – insbesondere, wenn man gerade selbst erst startet.

MOM: Viele Unternehmen zahlen tatsächlich lieber die Ausgleichsabgabe als Schwerbehinderte einzustellen. Da gibt es immer noch sehr viele Vorurteile. Natürlich, es ist ein bisschen mehr Verwaltungsaufwand, das will ich nicht abstreiten. Aber man kann so viel gewinnen, weil die Mitarbeiter so motiviert sind und in der Regel weniger krank als nicht Schwerbehinderte, da sie einfach immer kämpfen. Es ist sicherlich eine große Herausforderung, auch in der Personalplanung und im Umgang mit den Mitarbeitern.

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Sage One: Thema Sicherheit und Cloud. Eine Debatte, von der man momentan sehr viel hört. Was halten Sie davon? Sie haben sich ja ganz bewusst für Sage entschieden.

MOM: Richtig. Ich habe mich informiert, wie sicher die Daten bei Sage sind, und habe mir ausführlich erklären lassen, wie alles gespeichert wird. Wir im Unternehmen haben auch eine Datenschutzbeauftragte, die diese Sachen gegenprüft, um sicher zu sein, dass sowohl unsere Daten als auch die Daten unserer Kunden sicher sind. Datensicherheit spielt für uns eine große Rolle. Ich habe mir also von Sage erklären lassen, dass all unsere Daten auf deutschen Servern, das heißt, auf deutschem Boden, gespeichert werden und entsprechend auch deutschem Recht unterliegen. Das ist ein Punkt, der mir sehr wichtig war und auch ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl war.

Was ich auch noch erwähnen möchte – was wirklich toll ist – ist die Tatsache, dass ich durch den Supportvertrag, den wir mit Sage haben, jederzeit einfach anrufen kann, wenn ich irgendwo nicht weiterkomme und eine Frage habe. Das geht immer ganz unkompliziert, die Sachen werden relativ schnell bearbeitet – und ich habe die Dinge dann auch immer ganz gut hinbekommen. Das ist für uns ja auch ein wichtiger Punkt, dass alles immer ganz zuverlässig und zügig geht.

Sage One: Wir bedanken uns für das Gespräch, Frau Riedel!

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