Sage One Update: Digitaler Lohnnachweis kommt

in 9 months ago
Sage One Update

Berufsgenossenschaft ändert Meldeverfahren

Wie Sie wissen, muss jeder Arbeitgeber in Deutschland seine Mitarbeiter gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichern und auch die Prämien für diese gesetzliche Versicherung übernehmen. Wie viel Sie zu zahlen haben, ergibt sich aus den Entgelten, den Arbeitsstunden und der Anzahl der Beschäftigten.

Bislang hatten Sie bei der Übermittlung dieser Lohndaten die freie Wahl: Sie konnten die Informationen entweder als Papierausdruck oder per Fax oder auch online über das Extranet der jeweiligen Unfallkasse weiterleiten. Ab dem 1. Januar 2017 kommt eine neue Variante hinzu. Ab dann müssen Sie die Meldung auch in Form eines digitalen Lohnnachweises an die Berufsgenossenschaft oder den Träger der gesetzlichen Unfallversicherung weitergeben.

Aber: Die vollständige Umstellung auf die Onlinemeldung erfolgt erst nach einer zweijährigen Übergangsphase. Das bedeutet: Erst für die Beitragsjahre ab 2018 sind Sie verpflichtet, ausschließlich einen digitalen Lohnnachweis zu liefern – Stichtag ist der 1. Januar 2019. Bis dahin haben Sie die Möglichkeit, neben der digitalen Version weiterhin die gewohnten Übermittlungswege zu nutzen.

Was ändert sich nun konkret für Sie zum Jahreswechsel?

Damit der neue digitale Lohnnachweis praktisch funktioniert, ist ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten mit dem Unfallversicherungs-Träger notwendig. Wichtig für Sie: Sie als Arbeitgeber müssen selbst aktiv werden und den Datenabgleich selbst anfordern. Ab dem 1. Dezember 2016 können Sie den Abgleich abrufen. Vorausgesetzt, Ihnen liegen die dafür erforderlichen Zugangsdaten vor. Dazu gehören:

  • die Betriebsnummer des Unfallversicherungs-Trägers,
  • die Mitgliedsnummer Ihres Unternehmens
  • sowie Ihre persönliche PIN zur Identifikation.

Gut zu wissen: Mitgliedsfirmen der BGN und BG Bau erhalten bei dieser Gelegenheit in jedem Fall eine neue Nummer.

Wie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung DGUV mitteilt, werden die genannten Zugangsdaten von den Berufsgenossenschaften ab November 2016 per Postbrief verschickt; von den Unfallkassen erhalten die betreffenden Firmen Anfang 2017 entsprechende Nachricht. Ihre PIN und die Mitgliedsnummer müssen bis zum Abrechungsmonat Januar 2017 eingegeben werden.

Die DGUV verspricht sich von dem automatischen Abgleichverfahren zum einen mehr Sicherheit, da auf diese Weise nur noch Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahr-Tarifstellen übermittelt werden. Zum anderen setzt die Versicherung darauf, mit Hilfe des digitalen Lohnnachweises den bisherigen Arbeitsaufwand deutlich zu senken . Auch die Fehlerquote bei der Datenübertragung soll spürbar reduziert werden.

Mit Sage One auf der sicheren Seite

Über die korrekte Umsetzung des neuen Meldeverfahrens brauchen Sie sich aber nicht den Kopf zu zerbrechen. Ihre Buchhaltungs-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Sage One ist bereits perfekt auf die kommenden Änderungen eingestellt. So können Sie den Lohnnachweis ohne viel Aufwand direkt mit dem Programm erstellen und online an den Träger Ihrer Unfallversicherung versenden.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten bzw. Sie selbst keinen Lohn mit Sage One rechnen, geben Sie die oben erwähnten Zugangsdaten an Ihren Lohnverantwortlichen weiter.

Was aber, wenn Sie noch keine Software zur Entgeltabrechnung nutzen? Dann sind Sie laut DGUV gehalten, für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage entfällt somit.

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