So funktioniert die Buchhaltung im digitalen Zeitalter

Mit den GoBD hat der Gesetzgeber einheitliche Vorschriften für die korrekte elektronische Buchhaltung und Datenverarbeitung geschaffen. Welche Auswirkungen hat das auf Buchhaltung und wie funktioniert diese mit digitaler Unterstützung?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff” (GoBD) sind ein Katalog an Anforderungen der Finanzverwaltungen von Bund und Ländern an eine digitale Buchführung und Verarbeitung. Sie sollen Unternehmen und Selbstständigen, die eine IT-gestützte Buchhaltung vornehmen, in erster Linie rechtliche Klarheit über den Umgang mit ihrer jeweiligen Buchhaltung liefern.

Neue Regeln für die Online Buchhaltung

Seit dem 01. Januar 2015 müssen sich Buchhalter an die Regeln der GoBD halten und Aufbewahrungs- sowie Archivierungsprozesse anpassen. Die Regelung gilt für Unternehmen und Selbstständige, die eine Bilanz aufsetzen oder mit der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) arbeiten, sowie für alle übrigen Unternehmen, die der Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflicht über ein IT-gestütztes System nachkommen möchten. Somit sind nicht nur die doppelte Buchführung, sondern auch sonstige Aufzeichnungen zu steuerlich relevanten Daten betroffen.

In der digitalen Buchführung werden Belege wie Rechnungen, Dokumente und Verträge digital angelegt und weiterverarbeitet. Gemäß der Vorschrift der Finanzverwaltung müssen Belege zu Geschäftsvorfällen in Papierform oder in Form elektronischer Dokumente aufbewahrt werden, sodass sie später ausgewertet werden können. Die GoBD regelt die korrekte Aufbewahrung, elektronische Speicherung und Verantwortlichkeit für diese steuerlich relevanten Dokumente.

Ziel der Finanzverwaltungen war es, mit der GoBD eine bessere Vergleichbarkeit und Sorgfältigkeit zu schaffen. Da die meisten Unternehmen bereits mit elektronischer Buchhaltung arbeiten, müssen Belege künftig auch in dieser Form auf Basis eines einheitlichen Standards sicher verarbeitet werden können. Dazu gehört auch die Vergleichbarkeit elektronischer Belege mit ihren Pendants in Papierform, so beispielsweise E-Mails mit Briefen oder die Klassifizierung elektronischer Datenträger als Bücher im Sinne des Finanzjargons.

Rechnungswesen und Buchhaltung mit der richtigen Software

Die Änderungen zu Anfang des Jahres hatten zunächst einen Schock in vielen Buchhaltungsabteilungen ausgelöst, da zahlreiche Prozesse überprüft und angepasst werden mussten. Doch gängige Programme zur Buchhaltung sind längst fit für die Regelungen der GoBD.

Die digitale Belegarchivierung kann zudem vieles einfacher machen: Denn wer beispielsweise seine Buchhaltung online führt, kann dem früheren Chaos zahlreicher unzugeordneter Belege endlich entfliehen. Eingehende Belege im Papierformat können digitalisiert werden und genauso wie eingehende elektronische Belege direkt in einem digitalen Archiv gebucht und gespeichert werden.

Viele Buchführungsprogramme unterstützen zudem die GoBD-konforme Speicherung in der Cloud, sodass die Belege an jedem Ort der Welt einfach online auffindbar sind oder gar die gesamte Buchführung einfach online erledigt werden kann. Selbstverständlich kann man seine Buchhaltung auch mit Sage Business Cloud Buchhaltung GoBD-konform erledigen.