Webcast: Der Jahreswechsel bei Sage One Lohn und Gehalt

in 1 year ago
Sage One Update

In 5 Minuten fit für den  Jahreswechsel in Sage One Lohn & Gehalt!

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen:

  • Welche Aufgaben Sie vor dem Jahreswechsel in Sage One erledigen müssen.
  • Wo Sie die Mitgliedsnummer eintragen und warum das wichtig ist.
  • Wie Sie die Mitarbeiterstammdaten auf Vollständigkeit überprüfen z.B. die Sozialversicherungsnummer.
  • Wie Sie besondere Lohnarten (z.B. Weihnachtsgeld) und Einmalzahlungen für Mitarbeiter anlegen.
  • Alles über den Lohnsteuerjahresausgleich.
  • Wofür Sie den Lohnnachweis für Berufsgenossenschaften benötigen.
  • Wann Sie die Lohnsteuerjahresbescheinigung erhalten.

Das ganze Video als Text:

Herzlich willkommen zu unserem Screencast zum Jahreswechsel zu Sage One Lohn & Gehalt!

Ich werde Ihnen heute zeigen, was zum Jahreswechsel alles erledigt werden muss, um für das neue Jahr gut gerüstet zu sein. Ich werde sowohl auf ein oder zwei Einstellungen eingehen, als auch auf Meldungen und Bescheinigungen, die zum Jahreswechsel anstehen.

Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft

Als erstes würde ich gern auf die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaften eingehen. Das Feld für die Mitgliedsnummer finden wir in unseren Einstellungen unter Firmen. Mit einem Klick auf die Firma öffnen sich die Firmenstammdaten in Sage One. Jetzt scrollen Sie bitte runter zum Bereich „Behörden und Krankenkassen“. Hier haben Sie die Möglichkeit die Mitgliedsnummer einzutragen. Haben Sie noch keine Mitgliedsnummer, ist es jetzt Zeit diese zu beantragen. Bis Sie die Mitgliedsnummer haben, können Sie auch ohne die Nummer die Abrechnung erstellen. Dazu setzen Sie bitte den Haken bei „ Mitgliedsnummer ist mir derzeit nicht bekannt“. Spätestens zum Jahreswechsel muss hier die Mitgliedsnummer eingetragen werden, da sonst die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft nicht versendet werden kann.

Sozialversicherungsnummer

Kommen wir nun zur nächsten Einstellung, die für den Jahreswechsel von Bedeutung ist. Die Sozialversicherungsnummer Ihrer Mitarbeiter. Diese tragen Sie in den Stammdaten der jeweiligen Mitarbeiter ein. Gehen Sie dazu auf den Reiter „ Mitarbeiter“ und öffnen durch einen Klick die Stammdaten. Scrollen Sie nun wieder runter zum Punkt „ Behörden und Krankenkassen“. Das Feld „Sozialversicherungsnummer“ muss bis zum Ende des Jahres gefüllt sein, um die Jahresmeldung erfolgreich versenden zu können. Natürlich können Sie auch die Abrechnung erstellen, wenn Sie diese Nummer zurzeit nicht zur Hand haben. Dazu setzen Sie bitte das Häkchen bei „SV-Nr. liegt noch nicht vor“.
Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben und kontrollieren wollen, ob bei allen Mitarbeitern eine Sozialversicherungsnummer vorhanden ist, gehen Sie am besten auf Dokumente und schauen sich die Lohnscheine des vergangenen Monats an. Auf dem Lohnschein im Feld „SV Nummer“ muss also eine Zahl eingetragen sein. Am besten Sie gehen vor dem Jahreswechsel einmal die Lohnscheine durch und kontrollieren, ob für alle Mitarbeiter eine Sozialversicherungsnummer in den Stammdaten hinterlegt ist.

Besondere Lohnarten (z.B. Weihnachtsgeld)

Gerade zum Jahresende kommen immer mal wieder bestimmte Lohnformen wie Weihnachtsgeld oder sonstige Einmalzahlungen auf. Wir möchten Ihnen zeigen, wo Sie diese Lohnarten einstellen können. Dazu gehen Sie bitte auf den Punkt „Abrechnungen“ und weiter auf den Punkt „Weiter zur Abrechnung“. Unter dem Punkt „Löhne & Gehälter“ klicken Sie den entsprechenden Mitarbeiter an und wählen auf der rechten Seite „Zuschläge und Abzüge bearbeiten“ die entsprechende Lohnart an. In den meisten Fällen wird das das Weihnachtsgeld sein. Diese Zuschlagsart ist bereits vorhanden. Bitte scrollen Sie einfach nach unten. Nun müssen Sie nur noch den Betrag eintragen und auf speichern klicken. Wenn Sie nun mit der Maus über den Punkt „Betrag“ fahren, wird Ihnen diese Einmalzahlung auch immer angezeigt.
Nun gehen Sie auf „weiter“ starten die Abrechnung und schon steht das Weihnachtsgeld auch auf dem Lohnschein.

Lohnsteuerjahresausgleich

Mein nächster Punkt wären die Lohnsteuerjahresausgleiche, die zum Anfang des Jahres anstehen.
Hinweis: Für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern ist das verpflichtend und wird von Sage One Lohn & Gehalt ganz automatisch berechnet und ausgeführt. Das heißt, Sage One vergleicht ganz automatisch wie viele Steuern hätten bezahlt werden müssen und wie viele tatsächlich bezahlt wurden. Die Ergebnisse werden direkt auf dem Lohnschein angegeben und können dementsprechend berücksichtigt werden.
Für den Fall, dass es ein Mitarbeiter nicht benötigt, lässt sich die Funktion des Jahressteuerausgleichs auch deaktivieren. Dazu gehen wir wieder in die Mitarbeiterstammdaten, wählen den jeweiligen Mitarbeiter aus und scrollen wieder runter zum Abschnitt „ Behörden und Krankenkassen“. Hier haben Sie Möglichkeit den Lohnsteuerjahresausgleich zu deaktivieren.

Lohnnachweis für Berufsgenossenschaften

Nach der Abrechnung für den Monat Dezember müssen Sie bitte noch darauf achten, dass Sie den Lohnnachweis noch an die Berufsgenossenschaften übermitteln. Sage One erstellt die Lohnnachweise ganz automatisch mit der Abrechnung. Diese werden unter „Dokumente“ im Bereich „Behörden und Krankenkassen“ aufgeführt. Das heißt für Sie, wenn Sie von der Berufsgenossenschaft angeschrieben werden, können Sie dieses Dokument an die Berufsgenossenschaft senden oder das Dokument der Berufsgenossenschaft mit Hilfe des Lohnnachweises ausfüllen.

Lohnsteuerjahresbescheinigung

Eine weitere wichtige Bescheinigung ist die Lohnsteuerjahresbescheinigung. Diese wird erst nach der Abrechnung für den Monat Januar erstellt. Die Lohnsteuerjahresbescheinigung sowie die Datenerfassungs- und Übermittlungsprotokolle werden ebenso automatisch vom Programm erstellt und müssen nach der Abrechnung für Januar zusammen mit den Lohnscheinen für Januar an Ihre Mitarbeiter ausgehändigt werden. Haben Sie im Januar auch das erledigt, sind die für das neue Jahr bestens gerüstet.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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