Die Utopie vom „papierlosen Büro“: Was heute schon geht

Transparenz. Kostenreduktion. Ökologisches Arbeiten. Von dem Gedanken „papierloses Büro“ versprechen sich seine Befürworter schon lange eine Menge wirtschaftlicher und organisatorischer Vorteile. Bereits seit den 90er Jahren geistert der Begriff durch das World Wide Web – in der Realität scheint die rein digitale Kommunikation und Dokumentation aber immer noch Utopie zu sein. Oder? Einerseits stapeln sich immer noch Ordner auf unseren Schreibtischen und Regalen, andererseits scheint sich unser Alltag permanent um Daten in „Wolken“ zu drehen: Wir lesen Mails statt Briefe, skypen statt zu telefonieren, und erwarten von unseren Arbeitgebern immer mehr, zeit- und ortsunabhängig arbeiten zu können. Bleibt das papierlose Büro also tatsächlich noch jahrzehntelang eine Utopie? Oder lohnt es, sich weiter damit zu befassen und Schritte in diese Richtung zu gehen?

Vertrauensbonus Papier im Büro

Man könnte annehmen, dass die Umsetzung des papierlosen Büros unter dem Kindle-Phänomen leidet: Der Leser hat haptische Gewohnheiten, er möchte das Umblättern der Seiten spüren, Notizen kritzeln, Geräusch und Geruch des Papiers wahrnehmen. Noch heute können sich viele aus diesen Gründen nicht vorstellen, Bücher auf einem E-Reader zu lesen. Aber die emotionale Erklärung trifft nur einen der Punkte, warum wir dem Papier auch im Büro so ungemein treu sind.

Unternehmen schrecken beispielsweise vor einem Umstieg auf die papierlose Buchhaltung zurück, weil sie sich allein mit Papier in Bezug auf Datensicherheit oder Gesetzeskonformität auf der sicheren Seite fühlen. Gerade kleine Unternehmen haben Vorbehalte. Nicht unbedingt, weil sie die Komplexität der Software fürchten: Die Usability moderner Software ist enorm gestiegen und es ist heute kein Problem mehr, mit relativ wenigen Fachkenntnissen digital Buch zu führen oder die Lohnabrechnung online zu machen. Nein, die Firmen zögern, weil wir auch im Digitalzeitalter noch immer dem, was wir Schwarz-auf-Weiß haben, mehr vertrauen als dem, was auf dem Monitor steht oder in Datenwolken um uns herum schwebt. Darum drucken wir fleißig E-Mails und Dokumente aus – und leider auch, weil uns fürs komplett papierfreie Arbeiten noch einige bürokratische Steine im Weg liegen.

Drei starke Vorzüge

Die Vision vom papierlosen Büro ist jedoch auch dann erstrebenswert, wenn sie (zunächst) nur in kleinen einzelnen Schritten umgesetzt werden kann. Neben den offensichtlichen ökologischen Vorteilen bietet sie nämlich drei große Vorteile: schnellere Kommunikation, die leichtere Verfügbarkeit von Wissen und eine signifikante Kostenersparnis. So verspricht sich die europäische Kommission allein von der elektronischen Rechnungsstellung, die im Rahmen des SEPA-Verfahrens europaweit eingeführt werden soll, Einsparungen von 64,5 Milliarden Euro pro Jahr für die Unternehmen. Bleiben wir beim Beispiel der Buchhaltung, erklären sich die finanziellen Vorteile durch eine schnellere Datenverarbeitung, weniger Druck- und Portokosten und schnellere Zahlungseingänge.

Alles wird mobil

Und einen weiteren erheblichen Nutzen bieten die Prozesse, die nicht mehr analog, sondern digitalisiert ablaufen: Jeder einzelne Schritt bringt ein Stückchen mehr von der Mobilität, die sich die Arbeitnehmer zunehmend wünschen, und ersetzt an vielen Stellen das Papier, das im früheren Arbeitsablauf unverzichtbar war. Das sind gute Aussichten – sowohl für Arbeitnehmer, die immer besser ortsunabhängig arbeiten können, als auch für Unternehmer, die mit entsprechender Software Kosten sparen, Prozesse effizienter machen und gleichzeitig der Umwelt etwas Gutes tun.