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Hilfe zu Finanzen & Buchhaltung

Logbuch für Buchhalter – Das Buchungsjournal

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Egal, ob Sie mit Sage One Rechnungen schreiben, Bürobedarf bar bezahlen oder Eröffnungsbestände übernehmen – Jeder Vorgang wird penibel gespeichert und aufgezeichnet. Das Buchungsjournal ist eine chronologische Aufstellung der einzelnen Vorgänge. Einmal gebucht, lassen sie sich nur noch durch ein ordnungsgemäßes Storno aus der Welt schaffen. Das Schöne dabei: Das Buchungsjournal ist überaus informativ.

Wechseln Sie über die Navigationsleiste zum Punkt Mehr. Wählen Sie hier aus dem Aufklappmenü den Eintrag Buchungsjournal.

Im oberen Bereich des Journals finden Sie einige Filter, mit deren Hilfe sich das Buchungsjournal komfortabel durchsuchen lässt. Sie können beispielsweise einen Suchtext eingeben oder den Umfang der Liste auf einen bestimmten Zeitabschnitt beschränken. Das ist vor allem bei hohem Belegaufkommen und langen Zeiträumen hilfreich.

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Natürlich ist ein Eintrag im Buchungsjournal nur beschränkt aussagekräftig. Deshalb können Sie per Mausklick die Details zu den einzelnen Positionen öffnen. Gehen Sie hierfür auf einen beliebigen Eintrag im Buchungsjournal.

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Das Buchungsjournal lässt sich exportieren und lokal speichern, um es beispielsweise für Auswertungen, Prüfungen oder Analysen weiterzuverarbeiten. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Exportieren und wählen Sie das passende Format. Zur Verfügung stehen das kommaseparierte Textformat (CSV) sowie das PDF-Format.

Manuelle Buchungen

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Bei den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen läuft mehr als 90 Prozent des Buchungsvolumens über Ein- und Ausgangsrechnungen beziehungsweise über Ein- und Auszahlungen. Dennoch können manuelle Buchungen notwendig sein – zum Beispiel bei den Abschreibungen. Hierfür ist das Buchungsjournal mit einer vereinfachten Buchungsmaske ausgerüstet, die Sie folgendermaßen erreichen:

Wechseln Sie über die Navigationsleiste zum Punkt Mehr und wählen Sie anschließend im Aufklappmenü das Buchungsjournal aus.

Klicken Sie oberhalb des Journals auf die Schaltfläche Neue manuelle Buchung, um die Buchungsmaske zu öffnen.

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Tragen Sie im oberen Bereich der Buchungsmaske zunächst das Belegdatum und den Buchungstext ein. Optional können Sie den Vorgang im Feld Beschreibung näher erläutern.

Im unteren Bereich steht die ordnungsgemäße Buchung des Vorgangs im Fokus. Sage One stellt hierfür eine flexible Maske zur Verfügung, die sogar Splittbuchungen beherrscht. Dadurch können beispielsweise Abschreibungen, die auf verschiedene Anlagekonten zu verteilen sind, in einem Buchungssatz verarbeitet werden. Das geht nicht nur schneller, sondern ist im Vergleich zu Einzelbuchungen auch wesentlich übersichtlicher.

Bestimmen Sie im ersten Feld Soll/Haben, ob das jeweilige Konto im Soll oder Haben zu buchen ist. In unserem Beispiel verteilen wir außerplanmäßige Abschreibungen auf mehrere Anlagekonten. Die Abschreibungen werden dabei in einer Summe im Soll und anschließend gesplittet auf die einzelnen Anlagenkonten im Haben gebucht.

Wählen Sie unter Buchungskonto das jeweilige Buchungskonto aus und setzen Sie unter Betrag den Buchungsbetrag ein.

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Klicken Sie abschließend auf Speichern, um den Buchungssatz zu verbuchen.

Der Buchungssatz erscheint danach im Buchungsjournal.

Manuelle Buchungen stornieren

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Buchhaltung ist eine Konzentrationsarbeit, bei der man sich leicht vertun kann. Manuelle Buchungen lassen sich deshalb auch später noch stornieren. Ein einfaches Löschen der Buchungszeilen verstößt jedoch gegen das Radierverbot der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) und ist bei Sage One deshalb nicht vorgesehen.

Automatikbuchungen, die von Sage One bei Zahlungen oder Rechnungsstellung selbstständig gebucht werden, lassen sich im Journal nicht stornieren. Etwaige Korrekturen sind stattdessen am „Entstehungsort“ der Buchung vorzunehmen.

Um eine manuelle Buchung zu stornieren, klicken Sie zunächst auf den betreffenden Eintrag im Journal.

Ist die Buchung geöffnet, gehen Sie im oberen rechten Bereich der Informationsmaske auf die Schaltfläche Manuelle Buchung stornieren.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.

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Anschließend bestätigt Sage One den Storno der Buchung.

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