Hilfe zu Finanzen & Buchhaltung

Einnahmen

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Eines der wichtigsten Ziele eines Unternehmens ist die Realisierung von Einnahmen, denn wer Umsatz macht, kann sich auch Kosten leisten. Aus diesem Grund stehen die Einnahmen in der Navigationsleiste direkt an zweiter Stelle.

In den Einnahmen ist eine Übersicht aller erfassten Rechnungen sowie Angebote, Gutschriften und „sonstige Einnahmen“ verfügbar.

Angebotsübersicht

Klicken Sie im Bereich „Einnahmen“ auf den Menüpunkt „Angebote“.

Sage One listet Ihnen alle im System angelegten Angebote mit einer Information zum Erstellungsdatum, Gesamtbetrag, Angebotsnummer und verknüpften Kunden auf.

Im oberen Bereich befindet sich eine Suchmaske, mit deren Hilfe bereits erfasste Angebote gesucht und auch bearbeitet werden können. Um die Suche so effizient wie möglich zu gestalten, kann auch mit einem Datumsfilter direkt neben dem Suchbegriff gearbeitet werden.

Angezeigte Angebote können mit einem Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden. Hier kann auch die Zahlung für eine Rechnung erfasst werden.

Anlegen eines neuen Angebots

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Über die Schaltfläche Neue Rechnung anlegen gelangen Sie in den Rechnungseditor, mit dem neue Rechnungen erstellt werden können.

Zunächst muss der Name des Kunden unter [Name/Firmenname suchen] eingetragen werden. Sollte der Name zum ersten Mal eingetragen werden, d.h. wurde er noch nicht in den Kundenstammdaten erfasst, erscheint gleich unterhalb des Feldes Neuen Kunden anlegen. Über dieses Feld kann sofort ein neuer Kunde angelegt werden. Dazu öffnet sich eine weitere Eingabemaske, in der alle relevanten Daten eingegeben werden können.

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Weiter unten kann die Angebotsnummer, die sich automatisch erhöht, eingegeben werden.

Daneben kann das Angebotsdatum sowie das Gültigkeitsdatum eingetragen werden.

Der Buchungstext hilft Ihnen, bei Umwandlung in eine Rechnung, diese später erfolgreich zu buchen bzw. wiederzufinden, und kann zum Beispiel den Firmennamen und die Rechnungsnummer enthalten.

Im unteren Bereich werden nun die Artikel bzw. Dienstleistungen eingetragen.

Über [Produkt/Dienstleistung suchen] können bereits erstellte Artikel und Dienstleistungen gesucht werden. Über die Schaltfläche Artikel erstellen können Artikel angelegt werden, die dann direkt in dem Angebot verwendet werden können.

Es müssen aber keine Artikel angelegt werden, was bedeutet, dass Sie direkt in der Tabelle unter Beschreibung mit der Eingabe des Artikelnamens beginnen können. Danach muss ein Buchungskonto ausgewählt werden. Zur Auswahl steht hier das Erlöskonto mit 19 Prozent Mehrwertsteuer und das Erlöskonto mit sieben Prozent Mehrwertsteuer. Optional kann auch eine Artikelnummer vergeben werden. Nach der Eingabe der Anzahl und des Einzelpreises wird die Summe angezeigt. Jetzt können weitere Artikel oder Dienstleistungen hinzugefügt werden oder das Angebot kann endgültig gespeichert werden. Über die Schaltfläche Speichern wird das Angebot gespeichert und ist nun in der Angebotsübersicht sichtbar.

Das Angebot kann mit wenigen Klicks in eine Rechnung umgewandelt werden.

– Klicken Sie dafür in der Angebotsübersicht auf das Angebot.
– Das System öffnet die Detailansicht und Sie können über die Funktion „in Rechnung umwandeln“ aus dem Angebot eine Rechnung erstellen.
– Das System öffnet die Eingabemaske für Rechnungen und zeigt alle Datenfelder mit einer Vorbelegung der Angebotsdaten an.
– Die Abschlussoptionen sind analog zur Anlage eine Rechnung ohne Angebot. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Einnahmen -> Anlegen einer neuen Rechnung.

Rechnungsübersicht / Neue Rechnung anlegen

Klicken Sie im Bereich „Einnahmen“ auf den Menüpunkt „Rechnungen“.

Sage One listet Ihnen alle im System angelegten Rechnungen mit einer Information zum Erstellungsdatum, Gesamtbetrag, Rechnungsnummer und verknüpften Kunden auf.

Im oberen Bereich befindet sich eine Suchmaske, mit deren Hilfe bereits erfasste Rechnungen gesucht und auch bearbeitet werden können. Um die Suche so effizient wie möglich zu gestalten, kann auch mit einem Datumsfilter direkt neben dem Suchbegriff gearbeitet werden. Angezeigte Rechnungen können mit einem Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden. Hier kann auch die Zahlung für eine Rechnung erfasst werden.

Anlegen einer neuen Rechnung

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Über die Schaltfläche Neue Rechnung anlegen gelangen Sie in den Rechnungseditor, mit dem neue Rechnungen erstellt werden können.

Zunächst muss der Name des Kunden unter [Name/Firmenname suchen] eingetragen werden. Sollte der Name zum ersten Mal eingetragen werden, d.h. wurde er noch nicht in den Kundenstammdaten erfasst, erscheint gleich unterhalb des Feldes Neuen Kunden anlegen. Über dieses Feld kann sofort ein neuer Kunde angelegt werden. Dazu öffnet sich eine weitere Eingabemaske, in der alle relevanten Daten eingegeben werden können.

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Weiter unten kann die Rechnungsnummer, die sich automatisch erhöht, eingegeben werden.

Daneben kann das Rechnungsdatum sowie ein Fälligkeitsdatum eingetragen werden.

Der Buchungstext hilft Ihnen, diese Rechnung später erfolgreich zu buchen bzw. wiederzufinden, und kann zum Beispiel den Firmennamen und die Rechnungsnummer enthalten.

Im unteren Bereich werden nun die Artikel bzw. Dienstleistungen eingetragen.

Über [Produkt/Dienstleistung suchen] können bereits erstellte Artikel und Dienstleistungen gesucht werden. Über die Schaltfläche Artikel erstellen können Artikel angelegt werden, die dann direkt in der Rechnung verwendet werden können.

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Es müssen aber keine Artikel angelegt werden, was bedeutet, dass Sie direkt in der Tabelle unter Beschreibung mit der Eingabe des Artikelnamens beginnen können. Danach muss ein Buchungskonto ausgewählt werden. Zur Auswahl steht hier das Erlöskonto mit 19 Prozent Mehrwertsteuer und das Erlöskonto mit sieben Prozent Mehrwertsteuer. Optional kann auch eine Artikelnummer vergeben werden. Nach der Eingabe der Anzahl und des Einzelpreises wird die Summe angezeigt. Jetzt können weitere Artikel oder Dienstleistungen hinzugefügt werden oder die Rechnung kann endgültig gespeichert werden. Über die Schaltfläche Speichern wird die Rechnung gespeichert und ist nun in der Rechnungsübersicht sichtbar. Wahlweise kann die Rechnung gleich gespeichert und als PDF angezeigt werden oder als Entwurf verbleiben. Dazu drücken Sie bitte die Schaltfläche Speichern & Dokument erstellen oder Entwurf speichern.

Zahlungseingang erfassen

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Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, kann nun der Zahlungseingang erfasst werden.

Dazu gehen Sie auf die Schaltfläche Einnahmen und gelangen so in die Rechnungsübersicht. Mit einem Doppelklick auf eine untenstehende Rechnung gelangen Sie in die Rechnungsdetails der erstellten Rechnungen. Über die Schaltfläche Optionen im rechten Bereich kann nun ein Zahlungseingang (Achtung: Dazu muss zunächst ein Bankkonto oder eine Kasse angelegt worden sein das nicht via HBCI synchronisiert wird), Skonto oder eine Gutschrift erfasst werden

Sonstige Einnahmen

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Nicht zu jeder Einnahme gibt es auch eine von Ihnen erstellte Rechnungm so z.B. bei Steuerrückzahlungen, Zinseinnahmen oder ähnlichem. Um Ihnen die Erfassung dieser Einnahmen zu erleichtern, gibt es den Bereich „sonstige Einnahmen“.
Aber auch Rechnungen, die Sie nicht mit Sage One geschrieben und an Ihre Kunden versendet haben, können hier erfasst werden. Die Buchungssätze und Verbuchung der Umsatzsteuer werden automatisch auch bei den sonstigen Einnahmen erfasst.

Die Funktion ist ähnlich der Funktion eines klassischen Kassenbuches.

Gehen Sie in der Navigation auf Einnahmen -> sonstige Einnahmen.

Das System zeigt Ihnen im oberen Bereich die Eingabemaske für die sonstigen Einnahmen an. Darunter werden alle bereits erfassten Einnahmen gelistet.

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Definieren Sie die Daten für die sonstigen Einnahmen. Alle Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.

Die Einnahme wird gespeichert und die Buchungssätze sowie Einträge für die Umsatzsteuervoranmeldung werden automatisch angelegt.

Sonstige Einnahmen können auch über den Kontenabgleich erfasst werden und müssen nicht von Hand angelegt werden, wenn ein Konto mit Online-Banking aktiviert wurde.

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