Wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt – So sollten Sie vorgehen.

Sie sind mit zahlreichen Arbeitsstunden in Vorkasse gegangen, die Ergebnisse stehen und der Auftrag wurde ordnungsgemäß in Rechnung gestellt. Aber der Kunde zahlt nicht. Immer wieder stehen kleine und mittelständische Betriebe vor dem Problem, dass Kunden ihre Rechnungen gar nicht oder erst lange nach Fälligkeit zahlen. Insbesondere im projektbasierten Agenturgeschäft kann das den Geschäftsfluss stark beeinträchtigen oder sogar die Existenz bedrohen. Doch wie gegen säumige Zahler vorgehen? Tipps und Tricks für ein konsequentes wie effektives Forderungsmanagement lesen Sie in unserem Blogbeitrag.

Wie und wann spricht man richtig mit dem Kunden?

Viele Agenturen zögern zunächst, wenn Rechnungen nicht fristgerecht beglichen werden. Der Kunde ist schließlich König und in der Abhängigkeit, die insbesondere kleinere oder mittelständische Betriebe im projektbasierten Geschäft eingehen, fürchten viele den Auftraggeber durch eine vorschnelle Reaktion zu verärgern. Zögerliches Handeln führt jedoch nur dazu, dass auch der Kunde zunächst abwartet. Erforderlich ist hier ein sensibles, aber konsequentes Vorgehen. Wurde die Rechnung korrekt gestellt, ist der säumige Zahlungspflichtige im Zugzwang.

Freundliche Erinnerung nach Überschreiten der Zahlungsfrist

Wird die auf der Rechnung angegebene Zahlungsfrist überschritten, sollte in einem ersten Schritt immer eine freundliche Erinnerung auf das Versäumnis aufmerksam machen. Immerhin ist es ja auch möglich, dass eine Bezahlung schlicht vergessen wurde. Manche Unternehmen berechnen in diesem Fall bereits eine geringe Mahngebühr in Höhe des Briefportos oder des symbolischen Verwaltungsmehraufwands, der durch die Mahnung entsteht.

In einem persönlichen Gespräch lässt sich klären, ob es sich um ein Versehen handelt oder ob ein anderer Grund für den Zahlungsverzug vorliegt, für den eine gemeinsame Lösung gefunden werden kann. Falls der Kunde bereits häufiger mit den Zahlungen zurücklag oder Sie befürchten, dass die Rechnung nicht schnellstmöglich beglichen wird, sollten Sie auf einen schriftlichen Hinweis zurückgreifen, in besonderen Fällen ist auch der Versand als Einschreiben sinnvoll.

Keine Zahlung innerhalb einer Woche: 1. Mahnung

Handelte es sich tatsächlich um ein Versehen, sollte die Zahlung umgehend vom Kunden veranlasst werden. Ist jedoch innerhalb der folgenden fünf Tage kein Zahlungseingang zu verbuchen und erfolgt auch keine Rückmeldung des Kunden, ist davon auszugehen, dass er zunächst zahlungsunfähig ist oder die Zahlung verweigert. In diesem Fall erfolgt umgehend die erste Mahnung. Ein weiteres Abwarten kostet nur Zeit und ist aussichtslos. Verweigert der Kunde ausdrücklich die Zahlung, kann bereits jetzt Klage eingereicht werden.

und 3. Mahnung mit Androhung der gerichtlichen Geltendmachung

Ist auch die erste Mahnung erfolglos, folgen jeweils im Abstand von einer Woche die zweite und dritte Mahnung, wobei in der zweiten Mahnung bereits höhere Mahnkosten und Verzugszinsen angedroht werden. Die dritte Mahnung enthält dann die Androhung der gerichtlichen Geltendmachung mit dem Hinweis auf die beträchtlichen Mehrkosten eines Mahnverfahrens. Nachweisen lässt sich der Zugang beim Kunden durch die Zustellung per Einschreiben oder durch ein Fax.

Je nachdem, ob es sich um einen Neukunden, einen wahrscheinlich einmaligen Kunden oder einen Bekannten handelt, sollte der Tonfall der Mahnschreiben angepasst werden.

Wird auch nach der 3. und letzten Mahnung nicht gezahlt und werden keine Mängelrügen vorgeschoben, folgt der Mahnbescheid. Werden jedoch Mängelrügen vorgegeben, führt eine sofortige Klage schneller ans Ziel.

Ohne Mängelrügen: Mahnbescheid. Mit Mängelrügen: sofortige Klage

Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid nicht, erfolgt der Vollstreckungsbescheid. Bei Widerspruch geht der Mahnantrag in eine Klage über.

Verjährungsfrist

Besonders zu beachten ist die Verjährungsfrist. Agenturen, die ihre Ansprüche nicht vor Ablauf von drei Jahren gerichtlich geltend machen, gehen in der Regel leer aus. Beruft sich der Schuldner auf die Verjährung, ist der Anspruch nicht mehr durchsetzbar.

Anwalt ja oder nein

Ob ein kostenverursachender Rechtsanwalt eingeschaltet werden sollte, lässt sich pauschal nicht beantworten. Für Mahnschreiben und Mahnantrag lässt sich dies in aller Regel vermeiden. Im Falle einer Klage empfiehlt sich anwaltliche Hilfe, bei einem Streitwert über 5.000,- € herrscht ohnehin Anwaltszwang. Eine anwaltliche Erstberatung kann kostengünstig oder kostenfrei auch über eine bestehende Rechtsschutzversicherung eingeholt werden.