Das Thema Buchhaltung ist für jedes Unternehmen – egal welcher Art und Größe – sehr wichtig. Doch vielen Kleinunternehmern und Selbstständigen ist das Thema ein Dorn im Auge, denn sie erscheint oft undurchsichtig und zudem bedeutet Sie für die Unternehmer extra Aufwand. Doch im Grunde ist alles recht einfach – wenn man die Grundlagen beachtet.
1. Welche Rolle erfüllt die Buchhaltung?
2. Wo werden die Regeln der Buchhaltung festgeschrieben?
3. Was ist der Unterschied zwischen den Begriffen Buchhaltung und Buchführung?
4. Wer muss eine Buchhaltung führen?
5. Was ist der Zweck der Buchhaltung?
6. Was sind zulässige Buchhaltungsmethoden?
7. Was sind die Bereiche der Buchhaltung?
8. Welche zusätzlichen Elemente können in der Buchhaltung enthalten sein?
Definition: Welche Rolle erfüllt die Buchhaltung?
In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens verwaltet. Sie hat die Aufgabe, alle Zahlungsvorgänge zu erfassen und zu analysieren.
Alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, werden in der Buchhaltung sachlich und zeitlich geordnet erfasst, auf Konten gebucht und dokumentiert. Bei diesen Vorgängen kann es sich zum Beispiel um Gehaltszahlungen, Einnahmen, Ausgaben oder Bilanzierungen handeln. Es zählen aber auch abstrakte Prozesse, wie beispielsweise die abnutzungsbedingte Wertminderung von Anlagen zu den zu erfassenden Geschäftsvorfällen.
Am Ende einer Rechnungsperiode (Monat, Quartal, oder Jahr) werden die Konten abgeschlossen und eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt, welche den Gewinn oder Verlust des Unternehmens gegenüber internen und externen Stellen nachweist.
Während früher alle Belege noch handschriftlich angefertigt und festgehalten wurden, passiert dies heute über EDV-Programme.
Wo werden die Regeln der Buchhaltung festgeschrieben?
Die Buchhaltung eines Unternehmens muss transparent geführt werden und muss den gängigen handels- und steuerrechtlichen Regeln folgen. In jedem Fall sind Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, abgekürzt GoB, zu beachten. Auf Verlangen der Steuerbehörden muss die Buchhaltung auch noch nach mehreren Jahren vorgelegt werden können. Dazu gibt es in unregelmäßigen Abständen Steuerprüfungen, in denen die ordnungsgemäße Durchführung überprüft wird.
Während sich die GoB mit den allgemeinen Grundlagen der Buchhaltung befasst, stellen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD)“ zusätzliche Regelungen zur elektronischen Buchführung auf.
Da in beinahe jeder Buchhaltungsabteilung ein elektronisches Buchhaltungsprogramm verwendet wird, gewinnt die GoBD heute immer mehr an Bedeutung.
Je nach Art und Tätigkeit des Unternehmens können noch weitere spezifischere Buchhaltungspflichten greifen. Diese sind meistens in drei Gesetzen zu finden:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Einkommensteuergesetz (EStG)
- Abgabenordnung (AO)
Was ist der Unterschied zwischen den Begriffen Buchhaltung und Buchführung?
Die Abgrenzung der beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung ist nicht ganz einfach, denn die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet. Beide bezeichnen die Pflicht eines Unternehmens zur Aufzeichnung seiner Geschäftsvorfälle. In der Unternehmenshierarchie wird mit dem Begriff Buchhaltung aber die Abteilung bezeichnet, in der die Buchführung vorgenommen wird. Oft wird auch der Begriff Rechnungswesen anstelle des Begriffs Buchhaltung benutzt. Der Begriff Buchführung bezeichnet dagegen die eigentliche Tätigkeit, Einnahmen und Ausgaben korrekt aufzuzeichnen.
Wer muss eine Buchhaltung führen?
Grundsätzlich gibt der Gesetzgeber vor, dass jeder Kaufmann in Deutschland zur Buchhaltung verpflichtet ist, und seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen hat. Die Buchhaltung kann und darf dabei von jedem Unternehmer selbst durchgeführt werden. Wer sich dieser Aufgabe nicht gewachsen fühlt, kann allerdings auf einen Buchhalter zurückgreifen.
Die Vorschriften unterscheiden folgende Kaufmannstypen. Fällt ein Unternehmen unter eine dieser Kategorien, ist es buchführungspflichtig:
- Istkaufleute:
Als Istkaufmann bezeichnet man eine Person, die kraft ihrer Tätigkeit ein Kaufmann ist. Umgekehrt ist jeder Gewerbebetrieb prinzipiell ein Handelsgewerbe, aber es gibt dabei bestimmte Ausnahmen – laut Gesetz nämlich dann, wenn das Gewerbe dies nach Art oder Umfang nicht erfordert. - Kannkaufleute:
Als Kannkaufmann bezeichnet man Kaufleute, bei denen die Voraussetzungen eines Istkaufmanns nicht vorliegen, die ihr Unternehmen aber freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen. - Kaufleute kraft Handelsregistereintragung:
Kaufmann kraft Eintragung oder Fiktivkaufmann kann jeder Betrieb werden. Demnach kann ein Gewerbetreibender, welcher mit seinem Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, als Kaufmann behandelt werden, auch wenn er kein Handelsgewerbe betreibt. Ist dies der Fall, trägt er den Zusatz „e.K.“, also eingetragener Kaufmann. - Formkaufleute:
Als Formkaufleute bezeichnet man Handelsgesellschaften, d. h. Personenhandelsgesellschaften wie die OHG, KG und die GmbH & Co. KG, sowie Kapitalgesellschaften, insbesondere GmbH, Unternehmergesellschaften und AG, aber auch Genossenschaften.
Was ist der Zweck der Buchhaltung?
Die Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle in einem bestimmten Zeitraum bildet die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses. Dieses handelsrechtliche Rechenwerk besteht aus Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie dem erläuternden Anhang.
Die Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens erfolgt in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Sie ist ein Teil einer Bilanz und das Herzstück des Jahresabschlusses. Sie dient der Ermittlung des unternehmerischen Erfolgs, indem sie die Erträge und Aufwendungen gegenüberstellt. Hat ein Unternehmen in einem Jahr mehr Erträge als Aufwände, macht es Gewinn – ist es andersherum, macht es Verluste.
Der Unternehmer informiert sich anhand des Jahresabschlusses über die wirtschaftliche und finanzielle Lage. Der Gewinn oder Verlust zeigt ihm, wie erfolgreich das Unternehmen in der abgelaufenen Periode gearbeitet hat. Auch externe Adressaten – vor allem Banken und andere Gläubiger – entnehmen dem Jahresabschluss wichtige Informationen.
Was sind zulässige Buchhaltungsmethoden?
In Deutschland erfolgt die Buchhaltung nach zwei Prinzipien: Der Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) im Rahmen der einfachen Buchführung oder der Führung einer Bilanz im Rahmen der doppelten Buchführung.
Kleinunternehmer und Freiberufler mit einem Gewinn von maximal 60.000 EUR im Jahr oder einem Umsatz von maximal 600.000 EUR im Jahr sind nicht buchführungspflichtig und müssen keinen Jahresabschluss erstellen. Stattdessen ermitteln sie ihren steuerpflichtigen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dieses Verfahren ist wesentlich einfacher als die doppelte Buchführung, liefert allerdings auch weniger Informationen.
Gewerbetreibende, die im Steuerrecht definierte Größen überschreiten, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Buchhaltungsmethode sieht vor, dass jeder Geschäftsvorfall gleichzeitig auf zweifache Weise erfasst wird. Die Buchung erfolgt durch die Ansprache eines Kontos im Soll und eines anderen im Haben.
Bei der doppelten Buchhaltung wird mit mehreren Büchern bzw. virtuellen Konten gearbeitet. Jeder Geschäftsvorfall wird hierbei doppelt gebucht, nämlich auf ein Konto und ein Gegenkonto. Die Einträge werden so nach Soll und Haben gegliedert. Wie viele Bücher die Buchhaltung tatsächlich beinhaltet, ist je nach Fall verschieden. Grundsätzlich trennt man aber immer zwischen Bestands- und Erfolgskonten:
- Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten)
Sie sind für die Bilanz relevant und geben Auskunft über die Bestände des Unternehmens, also zum Beispiel aus Forderungen, Vermögen, Eigenkapital und Rückstellungen. - Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten)
Diese Konten werden für die Gewinn- und Verlustrechnung genutzt. In ihnen werden zum Beispiel Umsatzerlöse, Löhne/Gehälter und Steuern erfasst.
Was sind die Bereiche der Buchhaltung?
Die Buchhaltung eines Unternehmens lässt sich in diese abgegrenzten Bereiche aufteilen:
- Finanzbuchhaltung (FiBu):
Die Finanzbuchhaltung übernimmt die Buchung aller Geschäftsvorfälle während eines Geschäftsjahres und stellt den Jahresabschluss auf. Sie liefern den Überblick über die finanzielle Situation der Firma. - Anlagenbuchhaltung:
Die Aufgabe der Anlagenbuchhaltung besteht in der vollständigen Erfassung aller Güter, die als Vermögensgegenstände dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens langfristig zu dienen. - Lohnbuchhaltung:
Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der betrieblichen Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Außerdem kommt ihr die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen zu, die Erstellung der Krankenkassen-Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen sowie der lohnbezogenen SEPA-Zahlungsdateien. - Kreditoren– und Debitorenbuchhaltung:
In der Buchhaltung ermöglichen Debitoren und Kreditoren die Erfassung von Geschäftsvorfällen ohne eine Bankbewegung, denn Aufwand und Erlös können unmittelbar an der Rechnung verbucht werden.
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Wie ist eine Buchhaltung aufgebaut?
Eine gewöhnliche Buchhaltung ist in die Grundlagen in Debitoren, Kreditoren und Banken aufgeteilt. Dank dieser einheitlichen Einteilung können alle Beteiligten wie Steuerberater, Prüfer vom Finanzamt oder die eigenen Mitarbeiter einfach die Informationen finden, die sie gerade benötigen.
Die verschiedenen Positionen lassen sich so charakterisieren:
- Debitoren:
Der Begriff Debitor beschreibt im Grunde genommen nichts anderes als einen Kunden. Ein Kunde schuldet Geld, da er eine Leistung oder Lieferung noch nicht bezahlt hat, obwohl sie bereits ausgeführt bzw. erbracht wurde. So wird ein Kunde zu einem Schuldner (“Debitor”). - Kreditoren:
Der Begriff Kreditor beschreibt einen Lieferanten, denn es werden Leistungen oder Waren bezogen. Da die Rechnung erst später bezahlt wird, wird ein sogenannter Lieferantenkredit in Anspruch genommen und ein Lieferant wird zu einem Gläubiger (“Kreditor”).
In der Buchhaltung ermöglichen Debitoren und Kreditoren die Erfassung von Geschäftsvorfällen ohne eine Bankbewegung. Aufwand und Erlös können nämlich unmittelbar an der Rechnung verbucht werden.
- Banken:
Hier laufen Debitoren und Kreditoren in der Form zusammen, dass alle Positionen abgebucht oder gutgeschrieben werden. Es ist der Nachweis, dass die Debitoren und Kreditoren rechtmäßig eingebucht wurden. Bei Debitoren und Kreditoren, die sich nicht irgendwann über die Bank auflösen, muss man sich spätestens am Ende des Jahres fragen, warum diese Position nicht beglichen wurden. Mögliche Ursachen hierfür sind zum Beispiel Buchungsfehler, noch nicht bezahlte Rechnungen, doppelt gebuchte Rechnungen oder ungeklärte Positionen.
Welche zusätzlichen Elemente können in der Buchhaltung enthalten sein?
Es gibt aber – je nach Art und Arbeitsweise des Unternehmens – noch eine weitere Elemente, die Teil der Buchhaltung sein können.
- Kassen:
Sei es für den Kaffee der Mitarbeiter oder für den Einkauf von Reinigungsmitteln im naheliegenden Supermarkt: damit Ausgaben jederzeit auch bar geleistet werden können, hat fast jedes Unternehmen eine Kasse mit Bargeldbestand. Die Anforderungen an die Kassenführung sind extrem hoch, daher sollte bei der Führung einer Kasse Wert auf hohe Transparenz gelegt werden. Alle Einnahmen und Ausgaben, die den Kassenbestand verändern, müssen in einem Kassenbuch festgehalten werden. Wichtig ist, dass die Erfassung revisionssicher erfolgt. - Gehälter:
Sobald ein Unternehmen mindestens einen Mitarbeiter hat, müssen auch die Löhne und Gehälter als Kosten erfasst werden.
